University of Alberta ialah universiti penyelidikan awam di Edmonton, Alberta, Kanada, dengan beberapa kampus dan lebih daripada sedozen fakulti. Aktiviti universiti ini menggabungkan pendidikan prasiswazah, siswazah dan pendidikan lanjutan dengan penyelidikan dalam bidang kecerdasan buatan, tenaga dan alam sekitar, kesihatan dan kesejahteraan, pertanian serta pengajian Orang Asli. Universiti ini menyokong keusahawanan, syarikat spin-off, penglibatan komuniti dan kerjasama dengan industri serta masyarakat umum, di samping menerima pelajar dari seluruh dunia. Tenaga kerjanya yang besar menyumbang dalam bidang pendidikan, penyelidikan saintifik, pentadbiran dan perkhidmatan universiti berkaitan, dengan penekanan pada akses, kepelbagaian dan inisiatif Orang Asli.
Koordinator Eksekutif Senior — Universiti Alberta (Hibrida)
Mendukung pimpinan Shared Services di Universiti Alberta melalui operasional eksekutif, proyek strategis, koordinasi komite, dan kepemimpinan tim administratif.
Deskripsi
- Mengawasi email, kalender, penjadwalan, acara rutin, rapat komite, dan alokasi waktu strategis AVP
- Menyiapkan bahan pengarahan untuk rapat dan acara
- Menyelaraskan jadwal dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal
- Memantau pencapaian, tenggat waktu, dan hasil proyek
- Memberikan panduan dan rekomendasi kepada AVP terkait hal-hal sensitif
- Menyusun dan menyempurnakan korespondensi, memorandum, surat, laporan, presentasi, agenda, bahan rapat, notulen, catatan eksekutif, dan dokumen pengungkapan
- Mengorganisasi rapat komite dan membantu pelaporan kepada Komite Dewan
- Mengelola proyek portofolio, pelacakan, dan kegiatan tindak lanjut
- Memimpin, mengawasi, membimbing, merekrut, melatih, dan mendukung pengembangan profesional tim administratif
- Mewakili unit dalam proses keuangan internal dan memantau transaksi keuangan
- Mengawasi perencanaan ruang, pemesanan ruang rapat, vendor pihak ketiga, dan peralatan unit
- Memperbarui dan memelihara konten situs web portofolio
- Menjaga kerahasiaan dan standar profesional dalam seluruh kegiatan portofolio
Persyaratan
- Sertifikat Administrasi Perkantoran dan pengalaman lebih dari 7 tahun dalam mendukung eksekutif senior diutamakan
- Lulusan sekolah menengah atas dengan pendidikan setara dan pengalaman lebih dari 10 tahun dapat dipertimbangkan
- Memiliki pengalaman mendukung inisiatif strategis dalam organisasi besar, kompleks, dan berserikat, terutama institusi pendidikan tinggi
- Kemampuan organisasi, multitugas, dan pemecahan masalah yang sangat baik
- Kemampuan kepemimpinan yang kuat serta pengalaman membangun dan mengembangkan tim administratif berkinerja tinggi
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik, termasuk menyiapkan dan menyunting dokumen tingkat senior
- Keterampilan berpikir kritis dan pengambilan keputusan tingkat lanjut dalam lingkungan yang cepat dan bervolume tinggi
- Mampu mengawasi proyek sumber daya manusia strategis berskala besar hingga tahap implementasi dan pelaksanaan
- Mahir menggunakan Microsoft Office dan Google Suite
- Pengalaman menggunakan PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite, dan Adobe Acrobat Pro menjadi nilai tambah
- Mampu memperbarui konten web bila diperlukan
- Pengetahuan tentang Universiti Alberta atau institusi pendidikan tinggi yang sebanding menjadi nilai tambah
- Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan dwibahasa Prancis-Inggris menjadi nilai tambah
Tunjangan
- Paket manfaat yang komprehensif
- Gaji tahunan berdasarkan kualifikasi
- Pengaturan kerja hibrida yang menggabungkan kerja jarak jauh dan tatap muka