אוניברסיטת אלברטה היא אוניברסיטת מחקר ציבורית באדמונטון, אלברטה, קנדה, ובה כמה קמפוסים ויותר מתריסר פקולטות. פעילותה משלבת לימודי תואר ראשון, לימודים לתארים מתקדמים ולימודי המשך עם מחקר בתחומי הבינה המלאכותית, האנרגיה והסביבה, הבריאות והרווחה, החקלאות ולימודי העמים הילידיים. האוניברסיטה תומכת ביזמות, בחברות הזנק שמקורן במחקר, במעורבות קהילתית ובשותפויות עם התעשייה ועם הקהילה הרחבה, ומשרתת סטודנטים מכל רחבי העולם. כוח העבודה הגדול שלה פועל בתחומי ההוראה, המחקר המדעי, המינהל והשירותים האוניברסיטאיים הנלווים, תוך דגש על נגישות, גיוון ויוזמות למען העמים הילידיים.
רכז/ת בכיר/ה לתיאום הנהלה — אוניברסיטת אלברטה (היברידי)
תמיכה בהנהגת השירותים המשותפים באוניברסיטת אלברטה באמצעות תפעול הנהלה, פרויקטים אסטרטגיים, תיאום ועדות והובלת הצוות המנהלי.
תיאור
- ניהול הדוא״ל, היומן, לוחות הזמנים, האירועים החוזרים, ישיבות הוועדות והקצאת הזמן האסטרטגית של סגן הנשיא המשנה
- פיתוח חומרי תדרוך לישיבות ולאירועים
- תיאום לוחות הזמנים עם בעלי עניין פנימיים וחיצוניים
- מעקב אחר אבני דרך, מועדי יעד ותוצרים של פרויקטים
- מתן הנחיות והמלצות לסגן הנשיא המשנה בנושאים רגישים
- ניסוח ועריכה של התכתבויות, מזכרים, מכתבים, דוחות, מצגות, סדרי יום, חומרי ישיבות, פרוטוקולים, רשומות הנהלה ומסמכי גילוי
- ארגון ישיבות ועדות וסיוע בדיווח לוועדות הדירקטוריון
- ניהול פרויקטים בתיק הפעילות, מעקב ופעילויות המשך
- הובלה, ניהול, חניכה, גיוס, אימון ותמיכה בצמיחה המקצועית של הצוות המנהלי
- ייצוג היחידה בתהליכים פיננסיים פנימיים ומעקב אחר עסקאות פיננסיות
- ניהול תכנון החללים, הזמנת חדרי ישיבות, ספקי צד שלישי וציוד היחידה
- עדכון ותחזוקה של תוכן אתר תיק הפעילות
- שמירה על סודיות ועל סטנדרטים מקצועיים בכל פעילויות תיק הפעילות
דרישות
- תעודה במינהל משרדי ולמעלה מ-7 שנות ניסיון בתמיכה בכירים הן יתרון
- ניתן לשקול תעודת סיום תיכון בשילוב השכלה מקבילה ולמעלה מ-10 שנות ניסיון
- ניסיון מוכח בתמיכה ביוזמות אסטרטגיות בארגון גדול, מורכב ומאוגד, רצוי במוסד על-תיכוני
- יכולות יוצאות דופן בארגון, בביצוע משימות מרובות ובפתרון בעיות
- יכולת מנהיגות חזקה וניסיון בבנייה ובפיתוח של צוותים מנהליים בעלי ביצועים גבוהים
- כישורי תקשורת מעולים בכתב ובעל פה, כולל הכנה ועריכה של מסמכים בדרג בכיר
- כישורי חשיבה ביקורתית וקבלת החלטות ברמה מתקדמת בסביבה מהירה ובעלת עומס עבודה גבוה
- יכולת לפקח על פרויקטים אסטרטגיים גדולים בתחום משאבי האנוש עד ליישומם ולביצועם
- שליטה ב-Microsoft Office וב-Google Suite
- ניסיון ב-PeopleSoft HCM/Financials, ב-Google Suite וב-Adobe Acrobat Pro הוא יתרון
- יכולת לעדכן תוכן אינטרנט לפי הצורך
- היכרות עם אוניברסיטת אלברטה או עם מוסד על-תיכוני דומה היא יתרון
- תקשורת כתובה ומדוברת דו-לשונית בצרפתית ובאנגלית היא יתרון
הטבות
- חבילת הטבות מקיפה
- שכר שנתי בהתאם לכישורים
- מתכונת היברידית המשלבת עבודה מרחוק ועבודה בנוכחות