University of Alberta е публичен изследователски университет в Едмънтън, провинция Албърта, Канада, с няколко кампуса и повече от дузина факултети. Дейността му съчетава бакалавърско, магистърско и продължаващо образование с научни изследвания в областта на изкуствения интелект, енергетиката и околната среда, здравето и благосъстоянието, селското стопанство и изследванията на коренното население. Университетът подкрепя предприемачеството, спин-оф компаниите, ангажираността на общността и партньорствата с индустрията и обществото, като обслужва студенти от цял свят. Големият му персонал допринася за образованието, научните изследвания, администрацията и свързаните с университета услуги, с акцент върху достъпа, многообразието и инициативите за коренното население.
Старши координатор на изпълнителното ръководство — University of Alberta (хибридна работа)
Подпомагане на ръководството на споделените услуги в University of Alberta чрез оперативна подкрепа на ръководството, стратегически проекти, координация на комитети и ръководене на административен екип.
Описание
- Надзор на електронната поща, календара, графиците, периодичните събития, заседанията на комитетите и стратегическото разпределение на времето на заместник-ректора
- Разработване на информационни материали за срещи и събития
- Съгласуване на графици с вътрешни и външни заинтересовани страни
- Проследяване на етапите, сроковете и резултатите по проектите
- Предоставяне на насоки и препоръки на заместник-ректора по чувствителни въпроси
- Изготвяне и редактиране на кореспонденция, меморандуми, писма, доклади, презентации, дневен ред, материали за срещи, протоколи, документи на ръководството и документи за разкриване на информация
- Организиране на заседания на комитети и съдействие при отчитането пред комитетите на Управителния съвет
- Управление на проектите в портфолиото, проследяването и последващите дейности
- Ръководене, надзор, наставничество, подбор, коучинг и подкрепа за професионалното развитие на административния екип
- Представляване на звеното във вътрешни финансови процеси и проследяване на финансови транзакции
- Надзор на пространственото планиране, резервациите на заседателни зали, външните доставчици и оборудването на звеното
- Актуализиране и поддържане на съдържанието на уебсайта на портфолиото
- Спазване на поверителността и професионалните стандарти във всички дейности на портфолиото
Изисквания
- Предпочитат се сертификат по офис администрация и над 7 години опит в подкрепа на висше изпълнително ръководство
- Може да бъде разгледана диплома за средно образование, съчетана с еквивалентно образование и над 10 години опит
- Доказан опит в подкрепа на стратегически инициативи в голяма, сложна, синдикализирана организация, за предпочитане висше учебно заведение
- Отлични организационни умения, способност за работа по множество задачи и решаване на проблеми
- Силни лидерски способности и опит в изграждането и развитието на високоефективни административни екипи
- Отлични писмени и устни комуникационни умения, включително подготовка и редактиране на документи за висшето ръководство
- Развити умения за критично мислене и вземане на решения в динамична среда с голям обем работа
- Способност за надзор на мащабни стратегически проекти в областта на човешките ресурси до тяхното изпълнение
- Познаване на Microsoft Office и Google Suite
- Опитът с PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite и Adobe Acrobat Pro е предимство
- Способност за актуализиране на уеб съдържание при необходимост
- Познаването на University of Alberta или сравнимо висше учебно заведение е предимство
- Писмената и устната двуезична комуникация на френски и английски език е предимство
Придобивки
- Цялостен пакет от придобивки
- Годишна заплата според квалификацията
- Хибриден режим, съчетаващ дистанционна и присъствена работа