Die University of Alberta ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Edmonton, Alberta, Kanada, mit mehreren Standorten und mehr als einem Dutzend Fakultäten. Ihre Arbeit verbindet grundständige Studiengänge, Graduiertenprogramme und Weiterbildung mit Forschung in den Bereichen künstliche Intelligenz, Energie und Umwelt, Gesundheit und Wohlbefinden, Landwirtschaft sowie indigene Studien. Die Universität fördert Unternehmertum, Ausgründungen, gesellschaftliches Engagement und Partnerschaften mit der Industrie und der weiteren Gemeinschaft und heißt Studierende aus aller Welt willkommen. Ihre große Belegschaft leistet Beiträge in Lehre, wissenschaftlicher Forschung, Verwaltung und verwandten Hochschuldienstleistungen, wobei der Schwerpunkt auf Zugang, Vielfalt und Initiativen für indigene Gemeinschaften liegt.
Senior Executive Coordinator – University of Alberta (hybrid)
Unterstützung der Leitung von Shared Services an der University of Alberta durch Executive Operations, strategische Projekte, Gremienkoordination und die Führung eines Verwaltungsteams.
Beschreibung
- Betreuung der E-Mail-Kommunikation, des Kalenders, der Terminplanung, wiederkehrender Veranstaltungen, Gremiensitzungen und der strategischen Zeitplanung der bzw. des AVP
- Erstellung von Briefingunterlagen für Sitzungen und Veranstaltungen
- Abstimmung von Terminen mit internen und externen Stakeholdern
- Überwachung von Projektmeilensteinen, Fristen und Ergebnissen
- Beratung der bzw. des AVP und Abgabe von Empfehlungen in sensiblen Angelegenheiten
- Verfassen und Überarbeiten von Korrespondenz, Memoranden, Schreiben, Berichten, Präsentationen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen, Protokollen, Unterlagen der Führungsebene und Offenlegungsdokumenten
- Organisation von Gremiensitzungen und Unterstützung bei der Berichterstattung an Ausschüsse des Board
- Steuerung von Portfolio-Projekten sowie Nachverfolgung und Koordination von Folgemaßnahmen
- Führung, Betreuung, Mentoring, Rekrutierung und Coaching des Verwaltungsteams sowie Unterstützung seiner beruflichen Entwicklung
- Vertretung der Einheit in internen Finanzprozessen und Überwachung finanzieller Transaktionen
- Verantwortung für Raumplanung, Reservierungen von Sitzungsräumen, externe Dienstleister und die Ausstattung der Einheit
- Aktualisierung und Pflege der Inhalte der Portfolio-Website
- Wahrung der Vertraulichkeit und professioneller Standards in allen Aktivitäten des Portfolios
Anforderungen
- Ein Zertifikat in Büroverwaltung und mindestens sieben Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften sind wünschenswert
- Ein Schulabschluss in Kombination mit gleichwertiger Ausbildung und mindestens zehn Jahren Berufserfahrung kann berücksichtigt werden
- Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung strategischer Initiativen in einer großen, komplexen, gewerkschaftlich organisierten Organisation, vorzugsweise an einer Hochschule
- Hervorragende Organisations-, Multitasking- und Problemlösungsfähigkeiten
- Ausgeprägte Führungskompetenz und Erfahrung im Aufbau und in der Entwicklung leistungsstarker Verwaltungsteams
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten auf Führungsebene
- Ausgeprägte Fähigkeiten im kritischen Denken und in der Entscheidungsfindung in einem dynamischen Umfeld mit hohem Arbeitsaufkommen
- Fähigkeit, umfangreiche strategische Personalprojekte bis zur Umsetzung und Durchführung zu steuern
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Suite
- Erfahrung mit PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite und Adobe Acrobat Pro ist von Vorteil
- Fähigkeit, bei Bedarf Webinhalte zu aktualisieren
- Kenntnisse der University of Alberta oder einer vergleichbaren Hochschule sind von Vorteil
- Schriftliche und mündliche Französisch-Englisch-Zweisprachigkeit ist von Vorteil
Zusatzleistungen
- Umfassendes Leistungspaket
- Jahresgehalt abhängig von den Qualifikationen
- Hybrides Arbeitsmodell mit einer Kombination aus mobiler und persönlicher Arbeit