University of Alberta je veřejná výzkumná univerzita v Edmontonu v kanadské Albertě s několika kampusy a více než tuctem fakult. Univerzita propojuje bakalářské, magisterské, doktorské a celoživotní vzdělávání s výzkumem v oblastech umělé inteligence, energetiky a životního prostředí, zdraví a well-beingu, zemědělství a studia původních obyvatel. Podporuje podnikání, vznik spin-off společností, spolupráci s komunitami a partnerství s průmyslem i širší společností a zároveň slouží studentům z celého světa. Její početný tým působí ve vzdělávání, vědeckém výzkumu, administrativě a souvisejících univerzitních službách s důrazem na dostupnost, rozmanitost a iniciativy pro původní obyvatele.
Seniorní koordinátor výkonného vedení — University of Alberta (hybridní režim)
Podpora vedení Shared Services na University of Alberta v oblasti výkonných operací, strategických projektů, koordinace výborů a řízení administrativního týmu.
Popis
- Dohlížet na e-mail, kalendář, plánování, pravidelné akce, zasedání výborů a strategické využití času AVP
- Připravovat podkladové materiály pro schůze a akce
- Koordinovat rozvrhy s interními a externími zainteresovanými stranami
- Sledovat milníky projektů, termíny a výstupy
- Poskytovat AVP pokyny a doporučení v citlivých záležitostech
- Vytvářet a upravovat korespondenci, memoranda, dopisy, zprávy, prezentace, programy schůzí, podklady pro jednání, zápisy, dokumentaci vedení a dokumenty určené ke zveřejnění
- Organizovat zasedání výborů a pomáhat s podáváním zpráv výborům Rady
- Řídit projekty portfolia, jejich sledování a následné aktivity
- Vést, řídit, mentorovat, nabírat, koučovat administrativní tým a podporovat jeho profesní rozvoj
- Zastupovat jednotku v interních finančních procesech a sledovat finanční transakce
- Dohlížet na plánování prostor, rezervace zasedacích místností, externí dodavatele a vybavení jednotky
- Aktualizovat a spravovat obsah webu portfolia
- Zachovávat důvěrnost a profesní standardy ve všech činnostech portfolia
Požadavky
- Upřednostňuje se certifikát z kancelářské administrativy a více než 7 let zkušeností s podporou vedoucích pracovníků
- Zváženi mohou být také uchazeči se středoškolským vzděláním, rovnocenným vzděláním a více než 10 lety zkušeností
- Prokázaná zkušenost s podporou strategických iniciativ ve velké, komplexní organizaci s odborovým zastoupením, nejlépe na vysokoškolské instituci
- Vynikající organizační schopnosti, schopnost zvládat více úkolů a řešit problémy
- Silné vůdčí schopnosti a zkušenost s budováním a rozvojem vysoce výkonných administrativních týmů
- Vynikající písemné a ústní komunikační dovednosti včetně přípravy a úprav dokumentů pro vedoucí pracovníky
- Pokročilé schopnosti kritického myšlení a rozhodování v rychlém prostředí s vysokým objemem práce
- Schopnost dohlížet na rozsáhlé strategické projekty v oblasti lidských zdrojů od zavedení po realizaci
- Pokročilá znalost Microsoft Office a Google Suite
- Zkušenost s PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite a Adobe Acrobat Pro je výhodou
- Schopnost podle potřeby aktualizovat webový obsah
- Znalost University of Alberta nebo srovnatelné vysokoškolské instituce je výhodou
- Písemná a ústní znalost francouzštiny a angličtiny je výhodou
Benefity
- Komplexní balíček benefitů
- Roční mzda podle kvalifikace
- Hybridní režim kombinující práci na dálku a osobní práci