University of Alberta er et offentlig forskningsuniversitet i Edmonton i Alberta i Canada, med flere campuser og mer enn et dusin fakulteter. Virksomheten kombinerer bachelor-, master- og doktorgradsutdanning samt videreutdanning med forskning innen kunstig intelligens, energi og miljø, helse og velvære, landbruk og urfolksstudier. Universitetet støtter entreprenørskap, avknoppingsselskaper, samfunnsengasjement og partnerskap på tvers av næringslivet og lokalsamfunnet, samtidig som det betjener studenter fra hele verden. Den store arbeidsstyrken bidrar innen utdanning, vitenskapelig forskning, administrasjon og relaterte universitetstjenester, med vekt på tilgang, mangfold og initiativer for urfolk.
Senior koordinator for universitetsledelsen — University of Alberta (hybrid)
Støtt ledelsen for Shared Services ved University of Alberta gjennom administrativ lederstøtte, strategiske prosjekter, koordinering av komiteer og ledelse av det administrative teamet.
Beskrivelse
- Ha ansvar for AVP-ens e-post, kalender, planlegging, tilbakevendende arrangementer, komitémøter og strategisk tidsdisponering
- Utarbeide orienteringsmateriell til møter og arrangementer
- Samordne tidsplaner med interne og eksterne interessenter
- Følge opp prosjektmilepæler, frister og leveranser
- Gi AVP-en veiledning og anbefalinger i sensitive saker
- Utarbeide og bearbeide korrespondanse, notater, brev, rapporter, presentasjoner, agendaer, møtemateriell, referater, lederdokumenter og dokumenter for innsyn
- Organisere komitémøter og bistå med rapportering til styrekomiteer
- Administrere porteføljeprosjekter samt oppfølging og dokumentasjon
- Lede, følge opp, veilede, rekruttere, coache og støtte den faglige utviklingen til det administrative teamet
- Representere enheten i interne økonomiprosesser og følge opp økonomiske transaksjoner
- Ha ansvar for arealplanlegging, reservasjon av møterom, tredjepartsleverandører og enhetens utstyr
- Oppdatere og vedlikeholde innhold på porteføljens nettsted
- Opprettholde konfidensialitet og profesjonelle standarder i alle deler av porteføljens virksomhet
Krav
- Et kontoradministrasjonssertifikat og minst sju års erfaring med støtte til toppledere foretrekkes
- Videregående opplæring kombinert med tilsvarende utdanning og minst ti års erfaring kan vurderes
- Dokumentert erfaring med å støtte strategiske initiativer i en stor, kompleks og fagorganisert organisasjon, helst en institusjon for høyere utdanning
- Svært gode organisasjons-, multitasking- og problemløsningsevner
- Sterke lederegenskaper og erfaring med å bygge opp og utvikle velfungerende administrative team
- Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner, inkludert utarbeidelse og redigering av dokumenter på høyt ledernivå
- Avanserte ferdigheter innen kritisk tenkning og beslutningstaking i et hektisk miljø med høy arbeidsbelastning
- Evne til å føre tilsyn med store strategiske HR-prosjekter gjennom implementering og gjennomføring
- Gode ferdigheter i Microsoft Office og Google Suite
- Erfaring med PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite og Adobe Acrobat Pro er en fordel
- Evne til å oppdatere nettinnhold ved behov
- Kunnskap om University of Alberta eller en sammenlignbar institusjon for høyere utdanning er en fordel
- Skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på fransk og engelsk er en fordel
Fordeler
- Omfattende fordelspakke
- Årslønn basert på kvalifikasjoner
- Hybridordning som kombinerer fjernarbeid og arbeid på stedet