Tototheo Global deluje na področju pomorskih storitev, telekomunikacij in prometa ter zagotavlja satelitske komunikacije in tehnične rešitve za pomorsko industrijo. Njene storitve vključujejo navigacijske sisteme, rezervne dele za ladijske motorje in njihova popravila, podporo pri remontu v suhem doku ter razvoj informacijskih rešitev. Kot distribucijski partner družb Inmarsat in Iridium razvija rešitve povezljivosti in tehnologije za plovila in pomorske operacije, pri čemer daje poudarek inovacijam in trajnostnosti.
Administrativni asistent, pisarna izvršnega direktorja – hibridno v Limassolu
Zagotavljajte administrativno podporo pisarni izvršnega direktorja družbe Tototheo Global v Limassolu. Usklajujte potovanja, sestanke, evidence, dogodke, vzdrževanje in pisarniške storitve za mednarodno podjetje na področju povezljivosti in tehnologije.
Opis
- Podpirajte vsakodnevno delovanje pisarne izvršnega direktorja in širše ekipe
- Urejajte lete, hotele in kopenski prevoz za službena potovanja
- Opravljajte administrativna opravila, kot so tipkanje, kopiranje, skeniranje, priprava dokumentov in vnos podatkov
- Obravnavajte notranja in zunanja vprašanja po telefonu, e-pošti in drugih komunikacijskih kanalih
- Skrbite, da bodo elektronske in fizične evidence točne, urejene in posodobljene
- Zagotavljajte organizacijsko in logistično podporo pri sestankih in dogovorih
- Pripravljajte sejne sobe, vabila in spremljajoče gradivo
- Pomagajte pri načrtovanju in usklajevanju dogodkov podjetja ter notranjih dejavnosti
- Predlagajte izboljšave administrativnih delovnih tokov, organizacije in operativne učinkovitosti
- Opravljajte priložnostna administrativna opravila in naloge po navodilih
- Usklajujte zahteve za vzdrževanje in servisiranje pisarne ter rezidence izvršnega direktorja
- Načrtujte servisne obiske, usklajujte delo s sodelavci za vzdrževanje in ponudniki ter spremljajte nadaljnje ukrepe
- Z zaupnimi in občutljivimi informacijami ravnajte diskretno, integritetno in profesionalno
- Podpirajte pisarniško administracijo, vključno z zalogami, kurirskimi storitvami in dostavami
- Naloge opravljajte v skladu s politikami in postopki podjetja ter veljavnimi predpisi
Zahteve
- Tekoče pisno in ustno znanje grščine in angleščine
- Dobro poznavanje zbirke Microsoft Office, vključno s programi Word, Excel, PowerPoint in Outlook
- Delovno poznavanje orodij Microsoft Teams in SharePoint
- Razumevanje načel in praks pisarniške administracije
- Močne organizacijske sposobnosti in sposobnosti upravljanja časa, vključno z učinkovitim opravljanjem več nalog in določanjem prednostnih nalog
- Skrben, natančen pristop, usmerjen v podrobnosti
- Prilagodljivost pri upravljanju različnih odgovornosti
- Sposobnost učinkovitega samostojnega dela in sodelovanja z drugimi
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
- Sposobnost izpolnjevanja rokov pod pritiskom ob ohranjanju visokih standardov kakovosti
- Diskretnost, integriteta, profesionalnost in jasno razumevanje zaupnosti
- Eno do tri leta izkušenj v administraciji ali primerljivi vlogi
- Prednost je diploma iz poslovne administracije, managementa ali sorodnega področja
Ugodnosti
- Mednarodno, dinamično in prijetno delovno okolje v rastočem podjetju
- Privlačen paket plačila
- Zasebno zdravstveno zavarovanje
- Stalne priložnosti za izobraževanje in usposabljanje
- 13. plača za zaposlene s sedežem na Cipru
- Pol dneva dopusta na rojstni dan
- Podpora dobremu počutju z neomejenim dostopom do namenske platforme z viri za duševno zdravje, coachingom in orodji za skrb zase