Tototheo Global
Tototheo Global
51 – 200 Mitarbeitende
TelekommunikationTransport
Tototheo Global ist in den Bereichen maritime Dienstleistungen, Telekommunikation und Transport tätig und bietet Satellitenkommunikation sowie technische Lösungen für die Schifffahrtsbranche. Das Unternehmen bietet Navigationssysteme, Ersatzteile und Reparaturen für Schiffsmotoren, Unterstützung bei Werftaufenthalten sowie IT-Entwicklung an. Als Vertriebspartner von Inmarsat und Iridium arbeitet das Unternehmen an Konnektivitäts- und Technologielösungen für Schiffe und maritime Einsätze, mit einem Schwerpunkt auf Innovation und Nachhaltigkeit.

Administrative Assistenz im CEO-Büro – Hybrid in Limassol

Unterstützung des CEO-Büros von Tototheo Global in Limassol bei administrativen Aufgaben. Koordination von Reisen, Meetings, Unterlagen, Veranstaltungen, Wartung und Bürodiensten für ein internationales Konnektivitäts- und Technologieunternehmen.

Beschreibung

  • Unterstützung des täglichen Betriebs im CEO-Büro und des gesamten Teams
  • Organisation von Flügen, Hotels und Bodentransporten für Geschäftsreisen
  • Erledigung administrativer Aufgaben wie Tippen, Kopieren, Scannen, Dokumentenerstellung und Dateneingabe
  • Bearbeitung interner und externer Anfragen per Telefon, E-Mail und über andere Kommunikationskanäle
  • Sicherstellung der korrekten, organisierten und aktuellen Führung elektronischer und physischer Unterlagen
  • Terminplanung sowie logistische Unterstützung bei Meetings und Terminen
  • Vorbereitung von Besprechungsräumen, Einladungen und Begleitmaterialien
  • Unterstützung bei der Planung und Koordination von Unternehmensveranstaltungen und internen Aktivitäten
  • Empfehlung von Verbesserungen für administrative Abläufe, Organisation und betriebliche Effizienz
  • Erledigung anfallender administrativer Aufgaben und Botengänge nach Bedarf
  • Koordination von Wartungs- und Serviceanfragen für das Büro und den Wohnsitz des CEO
  • Planung von Serviceterminen, Koordination mit Wartungskollegen und Dienstleistern sowie Nachverfolgung offener Maßnahmen
  • Vertraulicher und sensibler Umgang mit Informationen durch Diskretion, Integrität und Professionalität
  • Unterstützung der Büroverwaltung, einschließlich Bürobedarf, Kurierdiensten und Lieferungen
  • Ausführung der Aufgaben im Einklang mit Unternehmensrichtlinien, Verfahren und geltenden Vorschriften

Anforderungen

  • Fließende schriftliche und mündliche Kenntnisse in Griechisch und Englisch
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook
  • Praktische Kenntnisse in Microsoft Teams und SharePoint
  • Verständnis der Grundsätze und Abläufe der Büroverwaltung
  • Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, einschließlich effektivem Multitasking und Priorisieren
  • Sorgfältige, genaue und detailorientierte Arbeitsweise
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Wahrnehmung vielfältiger Aufgaben
  • Fähigkeit, selbstständig und im Team effektiv zu arbeiten
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Fähigkeit, unter Zeitdruck Fristen einzuhalten und dabei hohe Qualitätsstandards zu wahren
  • Diskretion, Integrität, Professionalität und ein klares Verständnis von Vertraulichkeit
  • Ein bis drei Jahre Erfahrung in der Verwaltung oder einer vergleichbaren Position
  • Ein Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Fachgebiet ist von Vorteil

Zusatzleistungen

  • Internationales, dynamisches und angenehmes Arbeitsumfeld in einem wachsenden Unternehmen
  • Attraktives Vergütungspaket
  • Private Krankenversicherung
  • Fortlaufende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • 13. Monatsgehalt für Mitarbeitende mit Arbeitsort in Zypern
  • Halber Urlaubstag am eigenen Geburtstag
  • Unterstützung des Wohlbefindens durch unbegrenzten Zugang zu einer speziellen Plattform mit Angeboten für psychische Gesundheit, Coaching und Selbstfürsorge

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