Tototheo Global działa w sektorach usług morskich, telekomunikacji i transportu, dostarczając łączność satelitarną oraz rozwiązania techniczne dla branży żeglugowej. Oferta firmy obejmuje systemy nawigacyjne, części zamienne do silników okrętowych i ich naprawy, wsparcie w suchym doku oraz tworzenie rozwiązań informatycznych. Jako partner dystrybucyjny firm Inmarsat i Iridium przedsiębiorstwo zajmuje się rozwiązaniami z zakresu łączności i technologii przeznaczonymi dla statków oraz operacji morskich, kładąc nacisk na innowacyjność i zrównoważony rozwój.
Asystent administracyjny biura dyrektora generalnego — praca hybrydowa w Limassol
Zapewniaj wsparcie administracyjne biuru dyrektora generalnego Tototheo Global w Limassol. Koordynuj podróże, spotkania, dokumentację, wydarzenia, konserwację i usługi biurowe w międzynarodowej firmie z branży łączności i technologii.
Opis
- Wspieraj codzienne funkcjonowanie biura dyrektora generalnego i całego zespołu
- Organizuj loty, hotele i transport naziemny na potrzeby podróży służbowych
- Wykonuj zadania administracyjne, takie jak pisanie, kopiowanie, skanowanie, przygotowywanie dokumentów i wprowadzanie danych
- Obsługuj zapytania wewnętrzne i zewnętrzne telefonicznie, mailowo oraz za pośrednictwem innych kanałów komunikacji
- Dbaj o to, aby elektroniczne i papierowe rejestry były dokładne, uporządkowane i aktualne
- Zapewniaj wsparcie w planowaniu i organizacji spotkań oraz terminów
- Przygotowuj sale konferencyjne, zaproszenia i materiały pomocnicze
- Pomagaj w planowaniu i koordynacji wydarzeń firmowych oraz aktywności wewnętrznych
- Rekomenduj usprawnienia przepływów pracy administracyjnej, organizacji i efektywności operacyjnej
- Wykonuj doraźne zadania administracyjne i zlecone sprawy
- Koordynuj zgłoszenia dotyczące konserwacji i usług dla biura oraz rezydencji dyrektora generalnego
- Planuj wizyty serwisowe, współpracuj z osobami odpowiedzialnymi za konserwację i dostawcami oraz monitoruj dalsze działania
- Zarządzaj poufnymi i wrażliwymi informacjami z zachowaniem dyskrecji, uczciwości i profesjonalizmu
- Wspieraj administrację biura, w tym zaopatrzenie, przesyłki kurierskie i dostawy
- Wykonuj obowiązki zgodnie z politykami i procedurami firmy oraz obowiązującymi przepisami
Wymagania
- Biegła znajomość języka greckiego i angielskiego w mowie i piśmie
- Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w tym programów Word, Excel, PowerPoint i Outlook
- Praktyczna znajomość Microsoft Teams i SharePoint
- Znajomość zasad i praktyk administracji biurowej
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, w tym skuteczne wykonywanie wielu zadań i ustalanie priorytetów
- Sumienność, dokładność i dbałość o szczegóły
- Elastyczność i umiejętność dostosowania się do różnorodnych obowiązków
- Umiejętność efektywnej pracy samodzielnej i zespołowej
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej
- Umiejętność dotrzymywania terminów pod presją przy zachowaniu wysokich standardów jakości
- Dyskrecja, uczciwość, profesjonalizm i jasne rozumienie zasad poufności
- Od roku do trzech lat doświadczenia w administracji lub na podobnym stanowisku
- Wykształcenie wyższe w zakresie administracji biznesowej, zarządzania lub pokrewnej dziedziny będzie dodatkowym atutem
Benefity
- Międzynarodowe, dynamiczne i przyjazne środowisko pracy w rozwijającej się firmie
- Atrakcyjny pakiet wynagrodzenia
- Prywatne ubezpieczenie zdrowotne
- Możliwości ciągłego kształcenia i szkoleń
- Trzynasta pensja dla pracowników zatrudnionych na Cyprze
- Pół dnia wolnego w dniu urodzin
- Wsparcie dobrostanu z nieograniczonym dostępem do dedykowanej platformy oferującej zasoby dotyczące zdrowia psychicznego, coaching i narzędzia do samodzielnej troski o siebie