Simpson Thacher & Bartlett LLP er et internasjonalt advokatfirma som rådgir virksomheter og institusjoner om komplekse juridiske og kommersielle spørsmål. Firmaets praksis omfatter blant annet tvisteløsning, bank og kreditt, kapitalmarkeder, fusjoner og oppkjøp, eiendom, private fond samt tilhørende regulatorisk arbeid. Firmaet ble grunnlagt i 1884 og betjener klienter gjennom kontorer i større globale forretningssentre, med særlig erfaring innen finansielle tjenester, private equity og infrastruktur.
Koordinator for juridiske talentarrangementer – Simpson Thacher, New York (hybrid)
Koordinere rekrutterings-, fagutviklings- og medarbeiderengasjementsarrangementer for Simpson Thachers Legal Talent-team. Ha ansvar for planlegging, kommunikasjon, leverandører og logistikk på stedet i en hybridstilling i New York.
Beskrivelse
- Håndtere administrativ og logistisk planlegging av arrangementer, programmer og initiativer innen Legal Talent.
- Ha ansvar for alle deler av arrangementslogistikken, fra å undersøke lokaler og opplevelser til invitasjoner, kommunikasjon, RSVP-oppfølging, navneskilt, skilting, materiell, catering, transport og støtte på stedet.
- Planlegge rekrutteringsarrangementer, programmer for sommeransatte, introduksjon, opplæring, fagutvikling, medarbeiderengasjement og andre interne arrangementer.
- Samarbeide med interne team, leverandører, lokaler og interessenter for å koordinere behov, tidsplaner, leveranser og praktiske forhold på arrangementsdagen.
- Holde arrangementskalendere, planleggingsdokumenter, sjekklister, maler, gjestelister, oppmøteregistre og materiell etter arrangementer oppdatert.
- Lage kommunikasjon, presentasjoner, agendaer, spørreundersøkelser og annet programmateriell for arrangementer.
- Forberede, organisere og dele ut arrangementsmateriell, gaver, profilartikler og utstyr, samt holde oversikt over lagerbeholdningen.
- Gjennomgå tilbakemeldinger fra arrangementer og koordinere oppfølging, rapportering og dokumentasjon.
- Ha ansvar for tildelte Legal Talent-prosjekter og bistå med andre initiativer i firmaet.
- Gi administrativ støtte til Legal Talent-teamet.
Krav
- Kommunisere tydelig skriftlig og muntlig, med gode organisatoriske evner og kundeserviceferdigheter.
- Levere nøyaktig og fullstendig arbeid til rett tid, med stor oppmerksomhet på detaljer.
- Håndtere konkurrerende prioriteringer, overholde tidsfrister og beholde roen i et hektisk profesjonelt tjenestemiljø.
- Arbeide selvstendig og samarbeide med kolleger på alle nivåer.
- Beherske Microsoft Office godt.
- Bruke godt skjønn og utvise diskresjon ved håndtering av konfidensiell informasjon om kandidater, advokater og ansatte.
- Forutse behov, oppdage mulige problemer, anbefale løsninger og følge opp arrangementsdetaljer selvstendig.
- Ha en positiv og profesjonell væremåte og bidra til godt samarbeid i teamet.
- Bygge organisasjonsforståelse raskt og lære firmaets kultur, visjon, retningslinjer og praksis.
- Arbeide ekstra timer og reise til arrangementer på stedet ved behov.
- Bidra med kreative ideer som forbedrer deltakernes opplevelse.
- Ha minst to års erfaring med administrasjon, arrangementskoordinering, rekruttering, talentutvikling eller lignende arbeid i et hektisk profesjonelt tjenestemiljø med stramme tidsfrister.
- Ha en bachelorgrad.
- Firmaet sponser ikke arbeidsvisum for denne stillingen.
Fordeler
- Kvalifiserer for overtidsbetaling i denne stillingen som ikke er unntatt fra overtidsreglene.