Simpson Thacher & Bartlett LLP ist eine internationale Anwaltskanzlei, die Unternehmen und Institutionen bei komplexen rechtlichen und wirtschaftlichen Fragestellungen berät. Das Tätigkeitsspektrum umfasst Rechtsstreitigkeiten, Bank- und Kreditwesen, Kapitalmärkte, Fusionen und Übernahmen, Immobilien, Private Funds sowie damit verbundene regulatorische Fragen. Die 1884 gegründete Kanzlei betreut ihre Mandanten über Büros in bedeutenden internationalen Wirtschaftszentren und verfügt über besondere Erfahrung in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Private Equity und Infrastruktur.
Koordinator/in für Legal-Talent-Veranstaltungen — Simpson Thacher, New York (Hybrid)
Koordiniert Recruiting-, Weiterbildungs- und Mitarbeiterveranstaltungen für das Legal-Talent-Team von Simpson Thacher. Verantwortet Planung, Kommunikation, Dienstleister und die Abläufe vor Ort in einer hybriden Position in New York.
Beschreibung
- Übernimmt die administrative und organisatorische Planung von Veranstaltungen, Programmen und Initiativen für Legal Talent.
- Verantwortet alle Phasen der Veranstaltungsorganisation – von der Recherche geeigneter Veranstaltungsorte und Erlebnisse bis hin zu Einladungen, Kommunikation, RSVP-Verfolgung, Namensschildern, Beschilderung, Materialien, Catering, Transport und Betreuung vor Ort.
- Plant Recruiting-Veranstaltungen, Programme für Summer Associates, Orientierungsveranstaltungen, Schulungen, Weiterbildungen, Maßnahmen zur Mitarbeitereinbindung und weitere interne Veranstaltungen.
- Arbeitet mit internen Teams, Dienstleistern, Veranstaltungsorten und Stakeholdern zusammen, um Anforderungen, Zeitpläne, Liefergegenstände und Abläufe am Veranstaltungstag abzustimmen.
- Hält Veranstaltungskalender, Planungsunterlagen, Checklisten, Vorlagen, Gästelisten, Anwesenheitsnachweise und Unterlagen nach Veranstaltungen auf dem aktuellen Stand.
- Erstellt Veranstaltungskommunikation, Präsentationen, Tagesordnungen, Umfragen und weitere Programmunterlagen.
- Organisiert und verteilt Veranstaltungsmaterialien, Geschenke, Werbeartikel und Ausstattung und behält die Bestände im Blick.
- Wertet Veranstaltungsfeedback aus und koordiniert Nachfassaktionen, Berichte und Dokumentation.
- Betreut zugewiesene Legal-Talent-Projekte und unterstützt weitere Initiativen der Kanzlei.
- Unterstützt das Legal-Talent-Team administrativ.
Anforderungen
- Kommuniziert klar in Wort und Schrift und verfügt über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie Kundenservice-Kompetenz.
- Liefert sorgfältige und vollständige Arbeit fristgerecht und achtet dabei genau auf Details.
- Kann konkurrierende Prioritäten ausbalancieren, Fristen einhalten und in einem schnelllebigen Umfeld professioneller Dienstleistungen die Ruhe bewahren.
- Arbeitet selbstständig und kooperiert mit Kolleginnen und Kollegen auf allen Ebenen.
- Geht sicher mit Microsoft Office um.
- Beweist Urteilsvermögen und Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Informationen über Bewerbende, Anwältinnen und Anwälte sowie Mitarbeitende.
- Erkennt Anforderungen frühzeitig, bemerkt mögliche Probleme, schlägt Lösungen vor und verfolgt Veranstaltungsdetails eigenständig bis zum Abschluss.
- Tritt positiv und professionell auf und arbeitet gern im Team.
- Baut schnell ein Verständnis für die Kanzlei auf und macht sich mit ihrer Kultur, Vision, ihren Richtlinien und Verfahren vertraut.
- Ist bei Bedarf bereit, zusätzliche Stunden zu arbeiten und zu Veranstaltungsorten vor Ort zu reisen.
- Bringt kreative Ideen ein, um das Erlebnis der Teilnehmenden zu verbessern.
- Verfügt über mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Verwaltung, Veranstaltungskoordination, im Recruiting, in der Talententwicklung oder in einem verwandten Bereich eines schnelllebigen, fristengebundenen Dienstleistungsumfelds.
- Hat einen Bachelorabschluss.
- Die Kanzlei übernimmt für diese Position kein Sponsoring von Arbeitsvisa.
Zusatzleistungen
- In dieser Position ohne Leitungsfunktion besteht Anspruch auf Überstundenvergütung.