ENFRA is een in de Verenigde Staten gevestigd bedrijf voor energie-infrastructuur en energiediensten dat zich richt op het leveren van Energy-as-a-Service en projecten voor hernieuwbare energie. De expertise omvat engineering, inbedrijfstelling, ontwerp en bouw, constructief en mechanisch werk, elektrotechnische constructie, prefabricage, beheer van bedrijfsmiddelen en energie, rampenbestrijding en voortdurende instandhouding. ENFRA bedient in het hele land commerciële en institutionele klanten en nutsbedrijven en combineert projectuitvoering met energieoplossingen gedurende de volledige levenscyclus voor organisaties die complexe infrastructuur en energiebehoeften beheren. Het hoofdkantoor van het bedrijf bevindt zich in Metairie, Louisiana. ENFRA biedt mogelijkheden binnen de bouw, energie en aanverwante technische en operationele vakgebieden.
Payrolladministrateur – Metairie, Louisiana (op locatie)
ENFRA zoekt een payrolladministrateur in Metairie ter ondersteuning van salarisadministratie, facturatie, rapportage, CMMS-coördinatie en operationele werkzaamheden voor de Energy-as-a-Service-activiteiten.
Beschrijving
- Toezicht houden op facturatie, rapportage en incassoactiviteiten
- De dagelijkse activiteiten van het Operations-team ondersteunen en ervoor zorgen dat aan de vereisten van EaaS-overeenkomsten wordt voldaan en deze worden gedocumenteerd
- CMMS-activiteiten coördineren, monitoren, rapporteren en communiceren met interne en externe belanghebbenden
- Preventief onderhoud en reparatiewerkzaamheden plannen en dispatchen, en de status ervan communiceren en rapporteren
- De salarisadministratie verwerken door urenregistraties, documentatie en tijdige indieningen te controleren
- Maandelijkse en jaarlijkse rapporten over EaaS-overeenkomsten opstellen, coördineren en verspreiden
- Masterserviceovereenkomsten, inkooporders, verzekeringscertificaten van onderaannemers en gerelateerde contracten beheren en monitoren
- Wijzigingsopdrachten verwerken en mechanismen voor kostenregistratie in het boekhoudsysteem beheren, inclusief het openen en sluiten ervan
- Documentatiestructuren voor EaaS-overeenkomsten organiseren en onderhouden
- Regelgevende registraties bijhouden en verspreiden
- Communicatie en coördinatie ondersteunen voor EaaS-, klant- en bedrijfsevenementen en bijeenkomsten
- Kantoorbenodigdheden bijhouden en vervangende artikelen inkopen na goedkeuring door de manager
- Operations ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief vereisten op het gebied van informatietechnologie
- Ondersteunen bij factuurcodering en goedkeuringsprocessen
- Klantfacturen en vrijgaven van pandrechten voorbereiden en indienen
- Projectdocumentatie ondersteunen, waaronder dagrapporten en prognoses
- Relevante projectinformatie nauwkeurig doorgeven aan het projectteam
- Voorraad van gereedschappen en gehuurde apparatuur afstemmen wanneer van toepassing
Vereisten
- Een samenwerkingsgerichte aanpak bij het oplossen van klantproblemen en het behalen van positieve resultaten in uitdagende situaties
- Sterke vaardigheden op het gebied van tijdmanagement en het vermogen om strakke deadlines te halen
- Positieve instelling en betrouwbare werkethiek
- Vaardigheid met Microsoft Office, waaronder Word, Excel en Outlook
- Duidelijke en effectieve mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
- Sterk oog voor detail en bereidheid om uiteenlopende projecten in een dynamische omgeving te beheren
- Kennis van de branche en de concurrenten van het bedrijf
- Vermogen om meerdere taken te beheren en indien nodig verantwoordelijkheden buiten de gebruikelijke reikwijdte op zich te nemen
- Achtergrond in boekhouding, financiële administratie, administratief werk of transactionele werkzaamheden
- Ervaring met het plannen en dispatchen van werkzaamheden
- Operationele ervaring
- Ervaring met salarisverwerking heeft de voorkeur
- Middelbareschooldiploma heeft de voorkeur
- Technische of bacheloropleiding heeft de voorkeur
- Ervaring in boekhouding en operations
- Drie jaar administratieve ervaring
- Bereidheid en vermogen om 0–5% van de tijd naar werklocaties of kantoorlocaties te reizen
- Vermogen om trappen te beklimmen
- Vermogen om herhaalde bewegingen met de polsen, handen of vingers uit te voeren
- Vermogen om langere tijd stil te staan of te zitten
- Vermogen om voorwerpen tot 20 pond aan te passen of te verplaatsen
Voordelen
- Ondersteunende werkomgeving gericht op voortdurend leren en professionele ontwikkeling
- Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
- Werkgever met gelijke kansen
- Deelname aan het e-Verify-programma