LRQA levert diensten op het gebied van bedrijfszekerheid en inspectie aan sectoren zoals de gezondheidszorg, voedingsmiddelen en dranken en logistiek. Als zelfstandig bedrijf in handen van Goldman Sachs Asset Management streeft de onderneming naar ambitieuze groei en transformeert zij tegelijkertijd haar bedrijfsvoering. Met haar wervingsactiviteiten richt LRQA zich op getalenteerde mensen die de dagelijkse dienstverlening kunnen versterken en de bredere bedrijfstransformatie kunnen ondersteunen.
Manager kantoororganisatie, Shanghai
U geeft leiding aan de kantooractiviteiten en interne communicatie in Groot-China en biedt senior administratieve ondersteuning aan regionale leiders. De functie is op locatie in Shanghai bij LRQA, een internationale aanbieder van assurance en certificering.
Beschrijving
- Beheer de kantoorvoorzieningen in Shanghai, leveranciersrelaties, kantoorbenodigdheden en het onderhoud van apparatuur.
- Coördineer lokale evenementen, vergaderingen en conferenties.
- Beheer kantoorbehoeften in Groot-China, waaronder factuurverwerking en een geordend digitaal en papieren archief.
- Fungeer als het belangrijkste aanspreekpunt voor kantoorvragen en gebouwbeheer.
- Leid de interne communicatie in Groot-China in lijn met de wereldwijde boodschappen.
- Plan en organiseer regionale personeelsbijeenkomsten.
- Schrijf, redigeer en verspreid lokale nieuwsbrieven en kernboodschappen voor medewerkers in Groot-China.
- Breng het Greater China Leadership Team in contact met medewerkers.
- Bied senior ondersteuning aan het Greater China Leadership Team en anticipeer op prioriteiten en beheer deze.
- Bereid vergaderingen, briefings en achtergrondmateriaal voor.
- Coördineer met regionale interne en externe klanten, overheidsinstanties en branchepartners.
- Beheer complexe agenda's in verschillende tijdzones, plan vergaderingen en regel binnenlandse en internationale reizen.
- Stel rapportages over kwesties, risico's en projectvoortgang op en onderhoud deze.
- Draag bij aan regionale projecten met belanghebbenden in Groot-China en wereldwijd.
- Behandel gevoelige en vertrouwelijke informatie discreet en professioneel.
- Verzorg waar nodig vertalingen en tolkdiensten tussen Engels en Mandarijn.
Vereisten
- Ruime ervaring in een vergelijkbare functie als officemanager, executive assistant of personal assistant in een dynamische commerciële omgeving, bij voorkeur ter ondersteuning van regionale leiders of landendirecteuren.
- Aantoonbare ervaring met interne communicatie, waaronder nieuwsbrieven schrijven, personeelsbijeenkomsten organiseren en bedrijfsboodschappen ontwikkelen.
- Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Engels en Mandarijn.
- In staat om communicatiestijl en toon aan te passen aan verschillende situaties en belanghebbenden.
- Uitstekend organisatorisch vermogen en veel oog voor detail.
- Zelfverzekerd en veerkrachtig, met het vermogen om werk snel voort te stuwen en anderen verantwoordelijk te houden.
- In staat om concurrerende prioriteiten en verzoeken van meerdere senior leiders te beheren.
- Betrouwbaar in de discrete en vertrouwelijke omgang met gevoelige informatie.
- Proactief, enthousiast en leergierig, met interesse om het bedrijf te leren kennen en het teamsucces te ondersteunen.
- Kennis van de zakelijke context en culturele nuances van Groot-China is zeer gewenst.
- In staat om tussen Engels en Mandarijn te vertalen en te tolken.
- Succesvolle afronding van controles vóór indiensttreding, waar de lokale wetgeving dit toestaat.
Voordelen
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling.
- Flexibele werkregelingen waar van toepassing.
- Een concurrerend salaris dat aansluit bij de markt.
- Een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden.
- Een samenwerkingsgerichte werkomgeving.
- Controles vóór indiensttreding kunnen, waar van toepassing, verificatie omvatten van identiteit, werkrecht, arbeidsverleden, opleiding en strafblad.