LRQA fournit des services d’assurance et d’inspection aux entreprises dans des secteurs tels que la santé, l’agroalimentaire et la logistique. En tant qu’entreprise indépendante détenue par Goldman Sachs Asset Management, elle poursuit une croissance ambitieuse tout en transformant ses opérations. Ses recrutements visent à attirer des talents capables de renforcer les activités quotidiennes et de contribuer à cette transformation globale de l’entreprise.
Responsable de l’administration de bureau, Shanghai
Superviser les opérations de bureau et la communication interne dans toute la Grande Chine, tout en apportant un soutien administratif de haut niveau aux responsables régionaux. Le poste est basé sur site à Shanghai, chez LRQA, prestataire mondial de services d’assurance et de certification.
Description
- Gérer les locaux du bureau de Shanghai, les relations avec les fournisseurs, les fournitures et la maintenance des équipements.
- Coordonner les événements, réunions et conférences locaux.
- Administrer les besoins des bureaux de la Grande Chine, notamment le traitement des factures et le classement organisé des documents numériques et papier.
- Être le principal interlocuteur pour les questions relatives au bureau et à la gestion de l’immeuble.
- Piloter la communication interne de la Grande Chine en cohérence avec les messages mondiaux.
- Planifier et organiser les assemblées générales régionales.
- Rédiger, réviser et diffuser les bulletins locaux et les messages clés destinés aux employés de la Grande Chine.
- Faire le lien entre l’équipe de direction de la Grande Chine et les employés.
- Apporter un soutien de haut niveau à l’équipe de direction de la Grande Chine, en anticipant et en gérant ses priorités.
- Préparer les réunions, les notes d’information et les documents de référence.
- Coordonner les échanges avec les clients internes et externes de la région, les organismes publics et les partenaires du secteur.
- Gérer des calendriers complexes couvrant plusieurs fuseaux horaires, planifier les réunions et organiser les déplacements nationaux et internationaux.
- Élaborer et tenir à jour des rapports sur les sujets, les risques et l’avancement des projets.
- Contribuer à des projets régionaux avec des parties prenantes de la Grande Chine et du monde entier.
- Traiter les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
- Assurer des services de traduction et d’interprétation entre l’anglais et le mandarin selon les besoins.
Exigences
- Expérience significative dans un poste comparable de responsable de bureau, d’assistant exécutif ou d’assistant personnel, dans un environnement commercial dynamique, idéalement auprès de responsables régionaux ou nationaux.
- Expérience avérée en communication interne, notamment dans la rédaction de bulletins, l’organisation d’assemblées générales et l’élaboration de messages d’entreprise.
- Excellente maîtrise orale et écrite de l’anglais et du mandarin.
- Capacité à adapter le style et le ton de communication selon les contextes et les interlocuteurs.
- Excellent sens de l’organisation et grande attention aux détails.
- Assurance et résilience, avec la capacité de faire avancer rapidement le travail et de responsabiliser les autres.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et les demandes de plusieurs cadres dirigeants.
- Fiabilité dans le traitement d’informations sensibles, avec discrétion et confidentialité.
- Esprit d’initiative et enthousiasme, avec la volonté de découvrir l’activité et de contribuer à la réussite de l’équipe.
- La connaissance du contexte commercial et des nuances culturelles de la Grande Chine est particulièrement appréciée.
- Capacité à assurer la traduction et l’interprétation entre l’anglais et le mandarin.
- Réussite des vérifications préalables à l’embauche lorsque la législation locale le permet.
Avantages
- Possibilités de développement professionnel.
- Modalités de travail flexibles, le cas échéant.
- Rémunération compétitive conforme au marché.
- Ensemble complet d’avantages sociaux.
- Environnement de travail collaboratif.
- Les vérifications préalables à l’embauche peuvent inclure la vérification de l’identité, du droit au travail, des antécédents professionnels, de la formation et du casier judiciaire, le cas échéant.