LRQA bietet Dienstleistungen zur Unternehmenssicherung und Inspektion in verschiedenen Branchen an, darunter Gesundheitswesen, Lebensmittel und Getränke sowie Logistik. Als eigenständiges Unternehmen im Besitz von Goldman Sachs Asset Management verfolgt das Unternehmen ehrgeizige Wachstumsziele und wandelt zugleich seine operativen Abläufe um. Im Rahmen seiner Einstellungsmaßnahmen sucht LRQA talentierte Menschen, die das Tagesgeschäft stärken und die umfassendere Unternehmenstransformation unterstützen können.
Manager für Büroorganisation, Shanghai
Verantworten Sie den Bürobetrieb und die interne Kommunikation in ganz Greater China und unterstützen Sie die Führungskräfte der Region administrativ auf höchster Ebene. Die Stelle ist bei LRQA, einem globalen Anbieter für Assurance und Zertifizierung, vor Ort in Shanghai angesiedelt.
Beschreibung
- Verantwortung für die Büroeinrichtungen in Shanghai, Lieferantenbeziehungen, Büromaterial und die Wartung der Ausstattung.
- Lokale Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen koordinieren.
- Büroangelegenheiten in Greater China verwalten, einschließlich Rechnungsbearbeitung und strukturierter digitaler und papiergebundener Ablage.
- Als zentrale Ansprechperson für Büroanfragen und die Gebäudeverwaltung fungieren.
- Die interne Kommunikation in Greater China im Einklang mit den globalen Botschaften leiten.
- Regionale Mitarbeiterversammlungen planen und durchführen.
- Lokale Newsletter und zentrale Mitteilungen für Mitarbeitende in Greater China verfassen, redigieren und verbreiten.
- Das Greater China Leadership Team mit den Mitarbeitenden verbinden.
- Das Greater China Leadership Team umfassend unterstützen, Prioritäten vorausschauend erkennen und steuern.
- Meetings, Briefings und Hintergrundmaterialien vorbereiten.
- Mit regionalen internen und externen Kunden, Behörden und Branchenpartnern koordinieren.
- Komplexe Kalender über verschiedene Zeitzonen hinweg verwalten, Meetings planen sowie Inlands- und Auslandsreisen organisieren.
- Berichte zu Themen, Risiken und Projektfortschritten erstellen und pflegen.
- Zu regionalen Projekten mit Beteiligten in Greater China und weltweit beitragen.
- Sensible und vertrauliche Informationen diskret und professionell behandeln.
- Bei Bedarf Übersetzungen und Dolmetschleistungen zwischen Englisch und Mandarin erbringen.
Anforderungen
- Umfangreiche Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Office Manager, Executive Assistant oder Personal Assistant in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld, idealerweise zur Unterstützung regionaler oder Länder-Führungskräfte.
- Nachgewiesene Erfahrung in der internen Kommunikation, einschließlich des Verfassens von Newslettern, der Durchführung von Mitarbeiterversammlungen und der Entwicklung von Unternehmensbotschaften.
- Sehr gute mündliche und schriftliche Englisch- und Mandarin-Kenntnisse.
- Fähigkeit, Kommunikationsstil und Ton an unterschiedliche Situationen und Anspruchsgruppen anzupassen.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und sorgfältige Aufmerksamkeit für Details.
- Selbstbewusst und belastbar, mit der Fähigkeit, Aufgaben zügig voranzubringen und andere in die Verantwortung zu nehmen.
- Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten und Anfragen mehrerer Führungskräfte zu steuern.
- Vertrauenswürdig im diskreten und vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen.
- Proaktiv, engagiert und lernbereit, um das Geschäft kennenzulernen und den Erfolg des Teams zu unterstützen.
- Kenntnisse des Geschäftsumfelds und der kulturellen Besonderheiten in Greater China sind sehr erwünscht.
- Fähigkeit, zwischen Englisch und Mandarin zu übersetzen und zu dolmetschen.
- Erfolgreicher Abschluss von Prüfungen vor der Einstellung, soweit dies nach lokalem Recht zulässig ist.
Zusatzleistungen
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Flexible Arbeitsregelungen, sofern anwendbar.
- Wettbewerbsfähiges, marktgerechtes Gehalt.
- Umfassendes Leistungspaket.
- Kollegiales Arbeitsumfeld.
- Prüfungen vor der Einstellung können, sofern zutreffend, die Überprüfung von Identität, Arbeitsberechtigung, Beschäftigungsverlauf, Ausbildung und Strafregister umfassen.