University of Arkansas System
University of Arkansas System
L’University of Arkansas System est un réseau universitaire public à l’échelle de l’État, qui favorise l’accès à l’éducation, la recherche, les soins de santé et le service à la communauté dans tout l’Arkansas. Fondé en 1871, il regroupe des universités, des établissements d’enseignement supérieur de deux ans et des institutions spécialisées qui contribuent au développement économique, éducatif et culturel de l’État. Ses activités couvrent l’enseignement, la recherche, l’administration et l’engagement public, guidées en partie par son plan stratégique Transformation 2025. Son vaste réseau offre des possibilités aux personnes souhaitant contribuer à l’enseignement supérieur et aux nombreux services proposés par ses établissements.

Assistant exécutif, formation en professions de santé

Soutient les admissions et la formation aux professions de santé à l’Université des sciences médicales de l’Arkansas, en coordonnant les horaires, les achats, l’administration du corps enseignant et les services aux étudiants. Contribue à la gestion des activités du département pour les programmes de formation en santé de l’Arkansas.

Description

  • Soutient le recrutement des étudiants et l’administration des admissions.
  • Prépare et traite les contrats et les accords d’affiliation.
  • Assure l’entretien du matériel de bureau et des fournitures administratives, pédagogiques et cliniques.
  • Contribue à la gestion des stocks et sert de contact du département pour l’inventaire des biens.
  • Prépare et traite les demandes d’intervention pour les installations, les télécommunications, la maintenance et les services créatifs.
  • Est le principal interlocuteur du département auprès des fournisseurs, des enseignants, des étudiants et des parties prenantes internes et externes.
  • Gère les courriels, les appels, la correspondance et les notes de service du département.
  • Organise et participe aux réunions du département, prépare les ordres du jour et distribue les documents.
  • Réserve les salles de cours et tient à jour les emplois du temps des cours dans Workday Student.
  • Organise des événements spéciaux et des activités étudiantes.
  • Coordonne les demandes de déplacement et d’achat, notamment les devis, les factures et les formulaires requis.
  • Collecte et dépose les fonds conformément aux procédures de gestion des espèces de l’UAMS/CHP.
  • Effectue des rondes dans les installations et soumet des demandes d’intervention.
  • Fournit un soutien administratif au responsable du département ou au directeur du programme.
  • Tient à jour les plans de cours, les évaluations des cours et les registres de charge de travail des enseignants dans SharePoint.
  • Prépare et soumet les documents relatifs aux enseignants vacataires.
  • Traite et suit les accords d’affiliation.
  • Contribue à l’administration des activités de recherche et d’érudition, ainsi qu’aux rapports semestriels.
  • Soutient les activités de la clinique et surveille les examens.
  • Coordonne les procédures d’admission, les demandes de renseignements des candidats et la planification des entretiens.
  • Prépare les lettres d’admission et d’accusé de réception, ainsi que les dossiers des candidats.
  • Tient à jour les supports de recrutement et apporte un soutien général aux étudiants.
  • Protège la confidentialité des informations concernant les candidats et les étudiants.
  • Effectue les autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

  • Licence et deux ans d’expérience dans l’administration ou un domaine connexe, ou diplôme d’études secondaires/GED et six ans d’expérience de ce type.
  • Sens du détail, autonomie, motivation et esprit de collaboration.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches.
  • Solides compétences en organisation, en résolution de problèmes et en gestion du temps.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles.
  • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, SharePoint, Forms et Excel.
  • Une preuve de l’autorisation légale de travailler aux États-Unis est exigée dès le premier jour d’emploi.
  • Réussite d’une vérification des antécédents criminels et des contrôles préalables à l’embauche.
  • Le dossier de candidature doit comprendre une lettre de motivation ou de candidature, un CV et trois références professionnelles.
  • Atout : trois ans d’expérience dans un bureau de direction.
  • Atout : expérience de Workday.

Avantages

  • Couverture médicale, dentaire et optique pour le personnel admissible et les membres de sa famille.
  • Jours fériés et congés annuels et maladie.
  • Réductions sur les études de premier cycle pour le personnel et les personnes à sa charge.
  • Cotisations de l’UAMS au régime de retraite, avec abondement pouvant atteindre 10 %.
  • Assurance vie de base couvrant jusqu’à 50 000 $.
  • Formation professionnelle et possibilités de formation continue.
  • Réductions auprès de commerçants.
  • Service de conciergerie pour la livraison de médicaments sur ordonnance sur le campus principal, en utilisant la pharmacie de l’UAMS.

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