L’University of Arkansas System è un sistema universitario pubblico statale che sostiene l’accesso all’istruzione, la ricerca, l’assistenza sanitaria e il servizio alla comunità in tutto l’Arkansas. Fondato nel 1871, riunisce università, college comunitari e istituzioni specializzate che contribuiscono allo sviluppo economico, educativo e culturale dello Stato. Le sue attività comprendono insegnamento, ricerca, amministrazione e impegno pubblico, guidati in parte dal piano strategico Transformation 2025. La sua ampia rete offre opportunità a chi desidera contribuire all’istruzione superiore e ai numerosi servizi forniti dalle sue istituzioni.
Assistente esecutivo, formazione nelle professioni sanitarie
Supporta le ammissioni e la formazione nelle professioni sanitarie presso l’Università di Scienze Mediche dell’Arkansas, coordinando orari, acquisti, amministrazione dei docenti e servizi agli studenti. Collabora alla gestione delle attività del dipartimento nei programmi di formazione sanitaria dell’Arkansas.
Descrizione
- Supporta il reclutamento degli studenti e l’amministrazione delle ammissioni.
- Prepara e gestisce contratti e accordi di affiliazione.
- Si occupa delle attrezzature d’ufficio e delle forniture per ufficio, didattiche e cliniche.
- Collabora alla gestione dell’inventario e funge da referente del dipartimento per l’inventario dei beni.
- Prepara e gestisce ordini di lavoro per strutture, telecomunicazioni, manutenzione e servizi creativi.
- È il principale referente del dipartimento per fornitori, docenti, studenti e parti interessate interne ed esterne.
- Gestisce e-mail, telefonate, corrispondenza e promemoria del dipartimento.
- Organizza e partecipa alle riunioni del dipartimento, prepara gli ordini del giorno e distribuisce i materiali.
- Prenota le aule e aggiorna gli orari dei corsi in Workday Student.
- Organizza eventi speciali e attività per gli studenti.
- Coordina le richieste di viaggio e acquisto, inclusi preventivi, fatture e moduli richiesti.
- Raccoglie e deposita fondi secondo le procedure UAMS/CHP per la gestione del contante.
- Effettua sopralluoghi nelle strutture e inoltra ordini di lavoro.
- Fornisce supporto amministrativo al responsabile del dipartimento o al direttore del programma.
- Aggiorna i programmi dei corsi, le valutazioni dei corsi e i registri del carico di lavoro dei docenti in SharePoint.
- Prepara e presenta la documentazione per i docenti a contratto.
- Gestisce e monitora gli accordi di affiliazione.
- Collabora all’amministrazione delle attività di ricerca e accademiche e alla rendicontazione semestrale.
- Supporta le attività della clinica e sorveglia gli esami.
- Coordina le procedure di ammissione, le richieste dei candidati e la programmazione dei colloqui.
- Prepara lettere di ammissione e di conferma di ricezione, oltre ai fascicoli dei candidati.
- Aggiorna i materiali di reclutamento e fornisce supporto generale agli studenti.
- Tutela la riservatezza delle informazioni sui candidati e sugli studenti.
- Svolge altri compiti assegnati.
Requisiti
- Laurea di primo livello e due anni di esperienza amministrativa o pertinente, oppure diploma di scuola superiore/GED e sei anni di esperienza di questo tipo.
- Attenzione ai dettagli, autonomia, motivazione e capacità di collaborare.
- Capacità di gestire più attività contemporaneamente.
- Ottime capacità organizzative, di risoluzione dei problemi e di gestione del tempo.
- Eccellenti capacità comunicative orali e scritte e relazionali.
- Padronanza di Microsoft Office, inclusi Outlook, Word, SharePoint, Forms ed Excel.
- È necessario presentare la prova dell’autorizzazione legale a lavorare negli Stati Uniti il primo giorno di impiego.
- Superamento dei controlli dei precedenti penali e delle verifiche preassunzione.
- La candidatura deve includere una lettera di presentazione o di candidatura, il curriculum e tre referenze professionali.
- Preferibile: tre anni di esperienza in un ufficio dirigenziale.
- Preferibile: esperienza con Workday.
Benefit
- Copertura medica, dentistica e oculistica per il personale idoneo e i familiari.
- Festività e congedi per ferie e malattia.
- Agevolazioni sulle rette universitarie per il personale e le persone a carico.
- Contributi pensionistici UAMS con contributo corrispondente fino al 10%.
- Assicurazione sulla vita di base con copertura fino a 50.000 dollari.
- Formazione professionale e opportunità formative.
- Sconti presso gli esercizi convenzionati.
- Servizio concierge per la consegna di farmaci prescritti nel campus principale per chi utilizza la farmacia UAMS.