Το University of Arkansas System είναι ένα δημόσιο πανεπιστημιακό σύστημα σε επίπεδο πολιτείας, που υποστηρίζει την πρόσβαση στην εκπαίδευση, την έρευνα, την υγειονομική περίθαλψη και την προσφορά στην κοινότητα σε όλο το Αρκάνσας. Ιδρύθηκε το 1871 και συγκεντρώνει πανεπιστήμια, κοινοτικά κολέγια και εξειδικευμένα ιδρύματα που συμβάλλουν στην οικονομική, εκπαιδευτική και πολιτιστική ανάπτυξη της πολιτείας. Το έργο του συστήματος περιλαμβάνει τη διδασκαλία, την ανακάλυψη, τη διοίκηση και τη δημόσια συμμετοχή, με γνώμονα εν μέρει το στρατηγικό του σχέδιο Transformation 2025. Το ευρύ δίκτυό του δημιουργεί ευκαιρίες για ανθρώπους που ενδιαφέρονται να συμβάλουν στην ανώτατη εκπαίδευση και στις ποικίλες υπηρεσίες που παρέχουν τα ιδρύματά του.
Εκτελεστικός βοηθός, εκπαίδευση συμμαχικών επαγγελμάτων υγείας
Υποστήριξη των εισαγωγών και της εκπαίδευσης στα συμμαχικά επαγγέλματα υγείας στο Πανεπιστήμιο Ιατρικών Επιστημών του Αρκάνσας, με συντονισμό προγραμμάτων, προμηθειών, διοίκησης διδακτικού προσωπικού και υπηρεσιών φοιτητών. Συμβολή στη διαχείριση των λειτουργιών του τμήματος στα προγράμματα κατάρτισης υγειονομικού προσωπικού σε όλο το Αρκάνσας.
Περιγραφή
- Υποστήριξη της προσέλκυσης φοιτητών και της διοικητικής διαχείρισης εισαγωγών.
- Προετοιμασία και διεκπεραίωση συμβάσεων και συμφωνιών συνεργασίας.
- Συντήρηση εξοπλισμού γραφείου και αναλώσιμων γραφείου, εκπαίδευσης και κλινικής.
- Συνδρομή στην απογραφή και λειτουργία ως σημείο επαφής του τμήματος για την απογραφή περιουσιακών στοιχείων.
- Προετοιμασία και διεκπεραίωση εντολών εργασίας για εγκαταστάσεις, τηλεπικοινωνίες, συντήρηση και δημιουργικές υπηρεσίες.
- Λειτουργία ως κύριο σημείο επαφής του τμήματος για προμηθευτές, διδακτικό προσωπικό, φοιτητές και εσωτερικούς και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους.
- Διαχείριση των email, των κλήσεων, της αλληλογραφίας και των υπομνημάτων του τμήματος.
- Οργάνωση και συμμετοχή σε συναντήσεις του τμήματος, προετοιμασία ημερήσιων διατάξεων και διανομή υλικού.
- Κράτηση αιθουσών και ενημέρωση των προγραμμάτων μαθημάτων στο Workday Student.
- Οργάνωση ειδικών εκδηλώσεων και φοιτητικών δραστηριοτήτων.
- Συντονισμός αιτημάτων ταξιδιών και προμηθειών, συμπεριλαμβανομένων προσφορών, τιμολογίων και απαιτούμενων εντύπων.
- Είσπραξη και κατάθεση χρημάτων σύμφωνα με τις διαδικασίες διαχείρισης μετρητών UAMS/CHP.
- Διενέργεια περιηγήσεων στις εγκαταστάσεις και υποβολή εντολών εργασίας.
- Παροχή διοικητικής υποστήριξης στον/στην πρόεδρο ή στον/στη διευθυντή/ρια προγράμματος.
- Ενημέρωση περιγραμμάτων μαθημάτων, αξιολογήσεων μαθημάτων και αρχείων φόρτου εργασίας του διδακτικού προσωπικού στο SharePoint.
- Προετοιμασία και υποβολή εγγράφων για έκτακτο διδακτικό προσωπικό.
- Διεκπεραίωση και παρακολούθηση συμφωνιών συνεργασίας.
- Συνδρομή στη διοικητική υποστήριξη της έρευνας και της ακαδημαϊκής δραστηριότητας και στην υποβολή αναφορών δύο φορές τον χρόνο.
- Υποστήριξη της λειτουργίας της κλινικής και επιτήρηση εξετάσεων.
- Συντονισμός διαδικασιών εισαγωγής, ερωτημάτων υποψηφίων και προγραμματισμού συνεντεύξεων.
- Προετοιμασία επιστολών εισαγωγής και επιβεβαίωσης και φακέλων υποψηφίων.
- Ενημέρωση υλικού προσέλκυσης και παροχή γενικής υποστήριξης στους φοιτητές.
- Προστασία της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών υποψηφίων και φοιτητών.
- Εκτέλεση άλλων ανατεθειμένων καθηκόντων.
Απαιτήσεις
- Πτυχίο και δύο χρόνια διοικητικής ή συναφούς εμπειρίας ή απολυτήριο λυκείου/GED και έξι χρόνια τέτοιας εμπειρίας.
- Προσοχή στη λεπτομέρεια, αυτονομία, κίνητρο και συνεργατικό πνεύμα.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών.
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες, δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και διαχείρισης χρόνου.
- Άριστες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας και διαπροσωπικής επικοινωνίας.
- Άριστη γνώση του Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένων των Outlook, Word, SharePoint, Forms και Excel.
- Απαιτείται απόδειξη νόμιμης άδειας εργασίας στις Ηνωμένες Πολιτείες την πρώτη ημέρα εργασίας.
- Επιτυχής ολοκλήρωση ελέγχου ποινικού μητρώου και προληπτικού ελέγχου πριν από την πρόσληψη.
- Η αίτηση πρέπει να περιλαμβάνει συνοδευτική επιστολή ή επιστολή υποψηφιότητας, βιογραφικό και τρεις επαγγελματικές συστάσεις.
- Επιθυμητό: τρία χρόνια εμπειρίας σε εκτελεστικό γραφείο.
- Επιθυμητή: εμπειρία με το Workday.
Παροχές
- Ιατρική, οδοντιατρική και οπτική κάλυψη για επιλέξιμο προσωπικό και μέλη της οικογένειάς του.
- Άδειες αργιών, ετήσια άδεια και αναρρωτική άδεια.
- Εκπτώσεις σε προπτυχιακές σπουδές για το προσωπικό και τα εξαρτώμενα μέλη του.
- Συνταξιοδοτικές εισφορές από το UAMS με αντίστοιχη συνεισφορά έως 10%.
- Βασική ασφάλιση ζωής με κάλυψη έως 50.000 δολάρια.
- Ευκαιρίες επαγγελματικής κατάρτισης και εκπαίδευσης.
- Εκπτώσεις από εμπορικές επιχειρήσεις.
- Υπηρεσία concierge για παράδοση συνταγογραφούμενων φαρμάκων στην κύρια πανεπιστημιούπολη κατά τη χρήση του φαρμακείου UAMS.