University of Arkansas System je celokrajinský verejný univerzitný systém, ktorý v Arkansase podporuje prístup k vzdelávaniu, výskumu, zdravotnej starostlivosti a službám pre komunitu. Bol založený v roku 1871 a združuje univerzity, komunitné vysoké školy a špecializované inštitúcie, ktoré prispievajú k hospodárskemu, vzdelávaciemu a kultúrnemu rozvoju štátu. Jeho činnosť zahŕňa výučbu, objavovanie nových poznatkov, administratívu a verejnú angažovanosť a čiastočne sa riadi strategickým plánom Transformation 2025. Jeho rozsiahla sieť vytvára príležitosti pre ľudí, ktorí chcú prispieť k vysokoškolskému vzdelávaniu a mnohým službám poskytovaným jeho inštitúciami.
Výkonný asistent pre vzdelávanie v príbuzných zdravotníckych odboroch
Podpora prijímacieho konania a vzdelávania v príbuzných zdravotníckych odboroch na University of Arkansas for Medical Sciences vrátane koordinácie rozvrhov, nákupov, administratívy vyučujúcich a služieb pre študentov. Pomoc so správou chodu pracoviska, ktoré zabezpečuje zdravotnícke vzdelávacie programy v Arkansase.
Popis
- Podporovať nábor študentov a administratívu prijímacieho konania.
- Pripravovať a spracúvať zmluvy a dohody o spolupráci.
- Starať sa o kancelárske vybavenie a kancelárske, vzdelávacie a klinické potreby.
- Pomáhať s inventarizáciou a pôsobiť ako kontaktná osoba pracoviska pre evidenciu majetku.
- Pripravovať a spracúvať požiadavky na práce v oblasti prevádzky budov, telekomunikácií, údržby a kreatívnych služieb.
- Byť hlavnou kontaktnou osobou pracoviska pre dodávateľov, vyučujúcich, študentov a interné aj externé zainteresované strany.
- Spravovať e-mailovú komunikáciu, telefonáty, korešpondenciu a memorandá pracoviska.
- Organizovať a zúčastňovať sa na stretnutiach pracoviska, pripravovať programy a distribuovať materiály.
- Rezervovať učebne a udržiavať rozvrhy kurzov v systéme Workday Student.
- Organizovať osobitné podujatia a študentské aktivity.
- Koordinovať cestovné a nákupné požiadavky vrátane cenových ponúk, faktúr a požadovaných formulárov.
- Vyberať a odvádzať finančné prostriedky podľa postupov UAMS/CHP pre manipuláciu s hotovosťou.
- Vykonávať obhliadky priestorov a zadávať požiadavky na práce.
- Poskytovať administratívnu podporu vedúcemu pracoviska alebo riaditeľovi programu.
- V systéme SharePoint spravovať osnovy kurzov, hodnotenia kurzov a záznamy o pracovnom zaťažení vyučujúcich.
- Pripravovať a predkladať dokumentáciu pre externých vyučujúcich.
- Spracúvať a sledovať dohody o spolupráci.
- Pomáhať so správou výskumných a odborných aktivít a s podávaním správ dvakrát ročne.
- Podporovať chod kliniky a vykonávať dozor pri skúškach.
- Koordinovať prijímacie konanie, otázky uchádzačov a plánovanie pohovorov.
- Pripravovať prijímacie a potvrdzovacie listy a balíčky dokumentov pre uchádzačov.
- Aktualizovať náborové materiály a poskytovať študentom všeobecnú podporu.
- Chrániť dôvernosť informácií o uchádzačoch a študentoch.
- Plniť ďalšie pridelené úlohy.
Požiadavky
- Bakalárske vzdelanie a dva roky administratívnej alebo príbuznej praxe, alebo stredoškolské vzdelanie/GED a šesť rokov takejto praxe.
- Zmysel pre detail, samostatnosť, motivácia a schopnosť spolupracovať.
- Schopnosť zvládať viacero úloh súčasne.
- Výborné organizačné schopnosti, schopnosť riešiť problémy a dobre si plánovať čas.
- Výborné písomné a ústne komunikačné a medziľudské zručnosti.
- Dobrá znalosť balíka Microsoft Office vrátane Outlooku, Wordu, SharePointu, Forms a Excelu.
- Doklad o zákonnom oprávnení pracovať v Spojených štátoch sa vyžaduje v prvý deň zamestnania.
- Úspešné absolvovanie preverenia trestnej minulosti a pred nástupom požadovaných previerok.
- Prihláška musí obsahovať sprievodný list alebo žiadosť o prijatie, životopis a tri pracovné referencie.
- Výhodou sú tri roky praxe vo výkonnom sekretariáte.
- Výhodou sú skúsenosti so systémom Workday.
Benefity
- Zdravotné, zubné a očné poistenie pre oprávnených zamestnancov a ich rodinných príslušníkov.
- Voľno počas sviatkov, dovolenka a nemocenské voľno.
- Zľavy na vysokoškolské štúdium pre zamestnancov a ich závislé osoby.
- Príspevky UAMS na dôchodkové zabezpečenie s dorovnaním až do výšky 10 %.
- Základné životné poistenie do výšky 50 000 USD.
- Možnosti kariérneho vzdelávania a odborného rozvoja.
- Zľavy u obchodníkov.
- Služba doručovania liekov na predpis s osobným asistentom v hlavnom areáli pri využití lekárne UAMS.