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Administrateur exécutif - Fika (hybride, États-Unis)

Soutenez la direction de Fika dans la gestion des agendas, des voyages, des événements et de l’administration régionale. Coordonnez les opérations exécutives aux États-Unis, au Kenya et au Rwanda.

Description

  • Superviser les agendas des dirigeants et vice-présidents de la haute direction dans la région attribuée
  • Résoudre les conflits d’agenda et préserver du temps pour les priorités stratégiques et externes
  • Coordonner les réunions récurrentes de la direction sur plusieurs fuseaux horaires
  • Créer et diffuser les ordres du jour des réunions
  • Partager les notes, décisions et actions à mener dans les 48 heures suivant les réunions
  • Élaborer des dossiers de préparation et effectuer des recherches documentaires pour les réunions importantes
  • Gérer les demandes et la correspondance des dirigeants, en transmettant les sujets nécessitant leur jugement
  • Organiser les vols, l’hébergement et les transports terrestres pour les dirigeants, les employés et les membres du conseil d’administration
  • Suivre les délais d’approbation des réservations de voyage
  • Coordonner les demandes de visa, les lettres d’invitation et les documents de voyage justificatifs
  • Organiser l’hébergement et les transports terrestres pour les visiteurs de la région
  • Tenir à jour les listes approuvées de prestataires de voyage, d’hébergement, de transport, de fournisseurs et de sous-traitants
  • Planifier et organiser les réunions de direction, séminaires résidentiels, événements du conseil, rassemblements du personnel et activités d’engagement
  • Coordonner les lieux, la restauration, l’hébergement, les transports et le matériel des événements
  • Être le contact sur place lors des événements
  • Suivre les dépenses des événements par rapport aux budgets et signaler les tensions budgétaires émergentes
  • Collecter les reçus et effectuer les rapprochements de dépenses
  • Documenter les enseignements tirés et maintenir les guides d’organisation des événements à jour
  • Veiller à ce que les employés régionaux disposent des fournitures et équipements nécessaires
  • Commander des cartes de visite et des articles aux couleurs de la marque tout en tenant les registres d’inventaire à jour
  • Assumer les responsabilités administratives régionales supplémentaires convenues avec le Chief concerné

Exigences

  • Au moins trois ans d’expérience auprès de cadres dirigeants dans un poste d’administration exécutive ou de soutien administratif
  • Expérience avérée de la gestion de déplacements complexes à plusieurs étapes et de changements d’itinéraire à court préavis
  • Prise en charge directe de la logistique des réunions et événements, de la planification initiale au rapprochement des dépenses
  • Expérience de la collaboration avec des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires dans un environnement à distance ou hybride
  • Maîtrise avancée de Google Workspace
  • Capacité à apprendre et à adopter rapidement de nouveaux outils et plateformes
  • Excellent anglais écrit et oral
  • Communication professionnelle et claire avec les parties prenantes internes et externes
  • Discrétion et discernement dans la gestion d’informations confidentielles concernant les dirigeants, les employés et le conseil d’administration
  • Grande organisation, souci du détail et orientation processus
  • Capacité à prendre des initiatives et à travailler efficacement avec peu de supervision
  • Solides capacités de résolution de problèmes et approche orientée service
  • Autorisation de travailler dans la région attribuée
  • Une expérience au sein d’une ONG internationale ou d’une autre organisation multinationale est souhaitée
  • Une expérience de l’administration d’une plateforme de réservation de voyages d’entreprise est souhaitée
  • Les candidats bilingues sont privilégiés
  • Disponibilité régulière en présentiel pour les réunions, événements et courses dans la ville de résidence
  • Capacité à transporter et installer occasionnellement du matériel événementiel pesant jusqu’à 10 kg (20 livres)

Avantages

  • Modalités de travail flexibles
  • Soutien complet au bien-être mental et physique
  • Révisions salariales annuelles conformément à la politique de rémunération de Fika
  • Possibilités de développement professionnel
  • Programmes ciblés de développement des employés
  • Déplacements occasionnels pour des séminaires résidentiels et des événements

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