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Administrador Executivo - Fika (Híbrido, Estados Unidos)
Apoie a liderança sênior da Fika com agendas, viagens, eventos e administração regional. Coordene as operações executivas nos Estados Unidos, no Quênia e em Ruanda.
Descrição
- Supervisionar as agendas de líderes da alta administração e vice-presidentes na região designada
- Resolver conflitos de agenda e proteger tempo para prioridades estratégicas e externas
- Coordenar reuniões recorrentes de liderança em vários fusos horários
- Criar e distribuir pautas de reuniões
- Compartilhar notas, decisões e ações das reuniões em até 48 horas
- Desenvolver materiais informativos e realizar pesquisas de contexto para reuniões importantes
- Gerenciar solicitações e correspondências dos executivos, encaminhando questões que exijam julgamento executivo
- Organizar voos, hospedagem e transporte terrestre para executivos, funcionários e membros do conselho
- Acompanhar os prazos para aprovações de reservas de viagem
- Coordenar solicitações de visto, cartas-convite e documentos de viagem de apoio
- Organizar hospedagem e transporte terrestre para visitantes regionais
- Manter listas aprovadas de viagens, hospedagem, transporte, fornecedores e prestadores
- Planejar e realizar reuniões de liderança, retiros, eventos do conselho, encontros de funcionários e atividades de engajamento
- Coordenar locais, catering, hospedagem, transporte e materiais dos eventos
- Atuar como contato no local dos eventos
- Monitorar as despesas dos eventos em relação aos orçamentos e destacar pressões orçamentárias emergentes
- Coletar recibos e concluir as conciliações de despesas
- Documentar as lições aprendidas e manter os manuais de eventos atualizados
- Garantir que os funcionários regionais tenham os suprimentos e equipamentos necessários
- Encomendar cartões de visita e produtos promocionais da marca, mantendo os registros de inventário
- Cuidar de outras responsabilidades administrativas regionais acordadas com o Chief responsável
Requisitos
- Pelo menos três anos de experiência apoiando executivos seniores em uma função de administração executiva ou suporte administrativo
- Experiência comprovada na gestão de viagens complexas com vários trechos e alterações de itinerário em curto prazo
- Responsabilidade direta pela logística de reuniões e eventos, desde o planejamento inicial até a conciliação de despesas
- Experiência colaborando com equipes distribuídas em vários fusos horários em um ambiente remoto ou híbrido
- Proficiência avançada no Google Workspace
- Capacidade de aprender e adotar rapidamente novas ferramentas e plataformas
- Excelente inglês escrito e falado
- Comunicação profissional e clara com partes interessadas internas e externas
- Discrição e bom julgamento ao lidar com informações confidenciais envolvendo executivos, funcionários e o conselho
- Perfil altamente organizado, atento aos detalhes e focado em processos
- Capacidade de tomar iniciativa e trabalhar com eficácia com supervisão limitada
- Forte capacidade de resolução de problemas e abordagem orientada ao serviço
- Autorização para trabalhar na região designada
- Experiência em uma ONG internacional ou outra organização multinacional é desejável
- Experiência na administração de uma plataforma corporativa de reservas de viagens é desejável
- Candidatos bilíngues são desejáveis
- Disponibilidade presencial regular para reuniões, eventos e tarefas na cidade de residência
- Capacidade de transportar e montar ocasionalmente suprimentos para eventos com até 10 kg (20 libras)
Benefícios
- Modalidades de trabalho flexíveis
- Amplo suporte ao bem-estar mental e físico
- Revisões salariais anuais conforme a política de remuneração da Fika
- Oportunidades de desenvolvimento profissional
- Programas focados no desenvolvimento de funcionários
- Viagens ocasionais para retiros e eventos