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执行行政助理 - Fika（混合办公，美国）
为 Fika 的高级领导层提供日程、差旅、活动和区域行政支持。协调美国、肯尼亚和卢旺达的高管运营工作。
描述
- 负责所在区域高管领导和副总裁的日程管理
- 解决日程冲突，为战略事务和外部重点事项保护时间
- 协调跨多个时区定期举行的领导层会议
- 制作并分发会议议程
- 在48小时内分享会议记录、决策和行动事项
- 为重要会议准备简报材料并开展背景调研
- 管理高管请求和往来通信，对需要高管判断的事项进行升级处理
- 为高管、员工和董事会成员安排航班、住宿及地面交通
- 跟进差旅预订审批截止日期
- 协调签证申请、邀请函及配套差旅文件
- 为区域访客安排住宿和地面交通
- 维护经批准的差旅、住宿、交通、供应商和供货商名单
- 策划并执行领导层会议、静修会、董事会活动、员工聚会和员工参与活动
- 协调活动场地、餐饮、住宿、交通和物料
- 担任活动现场联系人
- 对照预算监控活动支出，并指出新出现的预算压力
- 收集收据并完成费用核对
- 记录经验教训并及时更新活动执行手册
- 确保区域员工拥有所需的办公用品和设备
- 订购名片和品牌周边，同时维护库存记录
- 处理与相关首席负责人约定的其他区域行政职责
任职要求
- 至少三年在高管行政管理或行政支持岗位上为高级高管提供支持的经验
- 拥有管理复杂、多段行程差旅安排及短时间内调整行程的实践经验
- 亲自负责会议和活动物流，从初始规划到费用核对全流程管理
- 有在远程或混合办公环境中与跨多个时区的分布式团队协作的经验
- 熟练使用 Google Workspace
- 能够快速学习并采用新的工具和平台
- 英语书面和口语能力优秀
- 能够与内部及外部利益相关者进行专业、清晰的沟通
- 处理涉及高管、员工和董事会的机密信息时具备良好的保密意识和判断力
- 组织能力强，注重细节，以流程为导向
- 能够主动开展工作，并在较少监督下高效完成任务
- 具备较强的问题解决能力和服务意识
- 获准在指定区域工作
- 有国际非政府组织或其他跨国组织工作经验者优先
- 有管理企业差旅预订平台的经验者优先
- 具备双语能力者优先
- 能够定期在所在城市亲自参加会议、活动并处理事务
- 能够偶尔搬运并布置重量不超过10公斤（20磅）的活动用品
福利待遇
- 灵活的工作安排
- 全面支持员工的身心健康
- 按照 Fika 薪酬政策进行年度薪资评审
- 职业发展机会
- 重点员工发展项目
- 偶尔出差参加静修会和活动