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Amministratore esecutivo - Fika (ibrido, Stati Uniti)
Supporta la leadership senior di Fika nella gestione di agende, viaggi, eventi e amministrazione regionale. Coordina le attività operative dei dirigenti negli Stati Uniti, in Kenya e in Ruanda.
Descrizione
- Supervisionare le agende dei dirigenti apicali e dei vicepresidenti nella regione assegnata
- Risolvere i conflitti di agenda e proteggere il tempo dedicato alle priorità strategiche ed esterne
- Coordinare le riunioni ricorrenti della leadership in diversi fusi orari
- Creare e distribuire gli ordini del giorno delle riunioni
- Condividere note, decisioni e attività da svolgere entro 48 ore dalle riunioni
- Sviluppare materiali informativi e svolgere ricerche di contesto per le riunioni importanti
- Gestire le richieste e la corrispondenza dei dirigenti, inoltrando le questioni che richiedono il loro giudizio
- Organizzare voli, alloggi e trasporti via terra per dirigenti, dipendenti e membri del consiglio
- Monitorare le scadenze per le approvazioni delle prenotazioni di viaggio
- Coordinare le richieste di visto, le lettere d’invito e i documenti di viaggio di supporto
- Organizzare alloggi e trasporti via terra per i visitatori regionali
- Mantenere elenchi approvati di servizi di viaggio, alloggi, trasporti, venditori e fornitori
- Pianificare e realizzare riunioni della leadership, ritiri, eventi del consiglio, incontri del personale e attività di coinvolgimento
- Coordinare sedi, catering, alloggi, trasporti e materiali per gli eventi
- Essere il referente sul posto per gli eventi
- Monitorare le spese degli eventi rispetto ai budget e segnalare le pressioni emergenti sul budget
- Raccogliere le ricevute e completare le riconciliazioni delle spese
- Documentare gli insegnamenti appresi e mantenere aggiornati i manuali degli eventi
- Assicurarsi che i dipendenti regionali dispongano delle forniture e delle attrezzature necessarie
- Ordinare biglietti da visita e articoli di merchandising del marchio, mantenendo i registri dell’inventario
- Gestire ulteriori responsabilità amministrative regionali concordate con il Chief competente
Requisiti
- Almeno tre anni di esperienza nel supporto a dirigenti senior in un ruolo di amministrazione esecutiva o supporto amministrativo
- Esperienza comprovata nella gestione di viaggi complessi con più tratte e modifiche dell’itinerario con breve preavviso
- Responsabilità diretta della logistica di riunioni ed eventi, dalla pianificazione iniziale alla riconciliazione delle spese
- Esperienza nella collaborazione con team distribuiti su più fusi orari in un ambiente da remoto o ibrido
- Conoscenza avanzata di Google Workspace
- Capacità di apprendere e adottare rapidamente nuovi strumenti e piattaforme
- Ottima conoscenza dell’inglese scritto e parlato
- Comunicazione professionale e chiara con interlocutori interni ed esterni
- Discrezione e buon giudizio nella gestione di informazioni riservate riguardanti dirigenti, dipendenti e consiglio
- Persona altamente organizzata, attenta ai dettagli e orientata ai processi
- Capacità di prendere l’iniziativa e lavorare efficacemente con supervisione limitata
- Spiccate capacità di problem solving e approccio orientato al servizio
- Autorizzazione a lavorare nella regione assegnata
- È preferibile un’esperienza presso una ONG internazionale o un’altra organizzazione multinazionale
- È preferibile un’esperienza nella gestione di una piattaforma aziendale per la prenotazione dei viaggi
- Sono preferiti i candidati bilingui
- Disponibilità regolare in presenza per riunioni, eventi e commissioni nella città di residenza
- Capacità di trasportare e allestire occasionalmente materiali per eventi con un peso fino a 10 kg (20 libbre)
Benefit
- Modalità di lavoro flessibili
- Ampio supporto al benessere mentale e fisico
- Revisioni annuali dello stipendio secondo la politica retributiva di Fika
- Opportunità di sviluppo professionale
- Programmi mirati per lo sviluppo dei dipendenti
- Viaggi occasionali per ritiri ed eventi