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エグゼクティブ・アドミニストレーター - Fika（ハイブリッド勤務、米国）
Fikaのシニアリーダーを対象に、スケジュール管理、出張、イベント、地域運営をサポートします。米国、ケニア、ルワンダにまたがるエグゼクティブ業務を調整します。
仕事内容
- 担当地域の経営幹部および副社長のカレンダーを管理する
- スケジュールの競合を解消し、戦略上および社外の優先事項のための時間を確保する
- 複数のタイムゾーンにまたがる定例のリーダーシップ会議を調整する
- 会議のアジェンダを作成し、配布する
- 会議の議事メモ、決定事項、アクションアイテムを48時間以内に共有する
- 重要な会議向けのブリーフィング資料を作成し、背景調査を行う
- 役員からの依頼や連絡を管理し、経営幹部の判断が必要な案件をエスカレーションする
- 役員、従業員、取締役会メンバーの航空券、宿泊、地上交通を手配する
- 出張予約の承認期限を追跡する
- ビザ申請、招待状、関連する渡航書類を調整する
- 地域の訪問者の宿泊と地上交通を手配する
- 承認済みの旅行、宿泊、交通、ベンダー、サプライヤーのリストを管理する
- リーダーシップ会議、リトリート、取締役会イベント、スタッフの集まり、エンゲージメント活動を企画・実施する
- イベント会場、ケータリング、宿泊、交通、資料を調整する
- イベント当日の現場連絡担当者を務める
- 予算に照らしてイベント支出を監視し、新たな予算上の懸念を報告する
- 領収書を収集し、経費精算を完了する
- 学びを記録し、イベント運営マニュアルを最新の状態に保つ
- 地域の従業員が必要な備品や機器を利用できるようにする
- 名刺やブランドグッズを発注し、在庫記録を管理する
- 関連するチーフと合意したその他の地域行政業務を担当する
応募要件
- エグゼクティブアドミニストレーションまたは管理サポート職で、シニアエグゼクティブを少なくとも3年間支援した経験
- 複雑な複数区間の出張手配や、直前の旅程変更を管理した実績
- 初期計画から経費精算まで、会議やイベントのロジスティクスを一貫して担当した経験
- リモートまたはハイブリッド環境で、複数のタイムゾーンにまたがる分散チームと協働した経験
- Google Workspaceの高度な運用能力
- 新しいツールやプラットフォームを迅速に学び、導入する能力
- 英語の読み書きおよび会話に優れていること
- 社内外の関係者と専門的かつ明確にコミュニケーションできること
- 経営幹部、従業員、取締役会に関わる機密情報を扱う際の守秘義務意識と適切な判断力
- 高い整理力、細部への注意力、プロセス重視の姿勢
- 主体的に行動し、限られた監督の下で効果的に働く能力
- 優れた問題解決力とサービス志向の姿勢
- 指定地域で働くための就労許可
- 国際NGOまたはその他の多国籍組織での経験があれば尚可
- 企業向け出張予約プラットフォームの運用経験があれば尚可
- バイリンガルの方が望ましい
- 居住する都市で会議、イベント、用事に定期的に対面対応できること
- 重量10kg（20ポンド）までのイベント用品を、ときどき運搬・設置できること
福利厚生
- 柔軟な勤務形態
- 心身の健康を包括的にサポート
- Fikaの報酬ポリシーに基づく年次給与レビュー
- 専門能力開発の機会
- 重点的な従業員育成プログラム
- リトリートやイベントのための臨時出張