임원 행정 관리자 - Fika(하이브리드 근무, 미국)
Fika의 고위 리더십을 대상으로 일정, 출장, 행사 및 지역 행정을 지원합니다. 미국, 케냐, 르완다 전역의 임원 운영을 조율합니다.
설명
- 담당 지역의 C레벨 리더와 부사장의 일정을 관리합니다
- 일정 충돌을 해결하고 전략 및 외부 우선순위를 위한 시간을 확보합니다
- 여러 시간대에 걸친 정기 리더십 회의를 조율합니다
- 회의 안건을 작성하고 배포합니다
- 48시간 이내에 회의 메모, 결정 사항 및 실행 항목을 공유합니다
- 중요한 회의를 위한 브리핑 자료를 작성하고 배경 조사를 수행합니다
- 임원 요청과 서신을 관리하고 임원의 판단이 필요한 사안을 상급자에게 보고합니다
- 임원, 직원 및 이사회 구성원의 항공편, 숙박 및 지상 교통을 준비합니다
- 출장 예약 승인 기한을 추적합니다
- 비자 신청, 초청장 및 관련 출장 서류를 조율합니다
- 지역 방문객의 숙박과 지상 교통을 준비합니다
- 승인된 출장, 숙박, 교통, 판매업체 및 공급업체 목록을 관리합니다
- 리더십 회의, 리트릿, 이사회 행사, 직원 모임 및 참여 활동을 계획하고 운영합니다
- 행사 장소, 케이터링, 숙박, 교통 및 자료를 조율합니다
- 행사 현장 담당자 역할을 수행합니다
- 예산 대비 행사 지출을 모니터링하고 새롭게 나타나는 예산 압박을 알립니다
- 영수증을 수집하고 비용 정산을 완료합니다
- 교훈을 기록하고 행사 운영 매뉴얼을 최신 상태로 유지합니다
- 지역 직원에게 필요한 물품과 장비가 제공되도록 합니다
- 명함과 브랜드 상품을 주문하고 재고 기록을 관리합니다
- 관련 최고책임자와 합의한 추가 지역 행정 업무를 처리합니다
지원 자격
- 임원 행정 또는 행정 지원 직무에서 고위 임원을 지원한 경력 3년 이상
- 복잡한 다구간 출장 일정과 촉박한 일정 변경을 관리한 입증된 경험
- 초기 계획부터 비용 정산까지 회의 및 행사 물류를 직접 총괄한 경험
- 원격 또는 하이브리드 환경에서 여러 시간대에 분산된 팀과 협업한 경험
- Google Workspace 고급 활용 능력
- 새로운 도구와 플랫폼을 빠르게 학습하고 도입하는 능력
- 뛰어난 영어 작문 및 구사 능력
- 내부 및 외부 이해관계자와 전문적이고 명확하게 소통하는 능력
- 임원, 직원 및 이사회와 관련된 기밀 정보를 다룰 때 필요한 신중함과 올바른 판단력
- 뛰어난 조직력, 세부 사항에 대한 주의력 및 프로세스 중심의 업무 태도
- 주도적으로 행동하고 제한적인 감독 아래 효과적으로 업무를 수행하는 능력
- 강력한 문제 해결 능력과 서비스 지향적인 태도
- 지정된 지역에서 근무할 수 있는 허가
- 국제 비정부기구 또는 기타 여러 국가에서 운영되는 조직의 경험 우대
- 기업 출장 예약 플랫폼 관리 경험 우대
- 이중 언어 구사자 우대
- 거주 도시에서 회의, 행사 및 용무에 정기적으로 대면 대응할 수 있는 능력
- 최대 10kg(20파운드)의 행사 물품을 가끔 운반하고 설치할 수 있는 능력
복리후생
- 유연한 근무 방식
- 정신적·신체적 웰빙을 위한 종합 지원
- Fika의 보상 정책에 따른 연례 급여 검토
- 전문성 개발 기회
- 집중형 직원 개발 프로그램
- 리트릿 및 행사를 위한 간헐적 출장
