執行行政助理 - Fika(混合辦公,美國)
為 Fika 的高階領導團隊提供行程、差旅、活動及區域行政支援。協調美國、肯亞和盧安達的主管營運工作。
說明
- 負責指定區域高階主管和副總裁的行事曆管理
- 解決行程衝突,為策略及外部優先事項保留時間
- 協調跨越多個時區定期舉行的領導團隊會議
- 製作並分發會議議程
- 在48小時內分享會議紀錄、決策和待辦事項
- 為重要會議準備簡報資料並進行背景研究
- 管理主管請求及往來信件,將需要主管判斷的事項升級處理
- 為主管、員工及董事會成員安排航班、住宿和地面交通
- 追蹤差旅預訂核准期限
- 協調簽證申請、邀請函及相關差旅文件
- 為區域訪客安排住宿和地面交通
- 維護經核准的差旅、住宿、交通、廠商和供應商名單
- 規劃並執行領導團隊會議、靜修活動、董事會活動、員工聚會及員工參與活動
- 協調活動場地、餐飲、住宿、交通和物料
- 擔任活動現場聯絡人
- 依據預算監控活動支出,並指出新出現的預算壓力
- 蒐集收據並完成費用核對
- 記錄經驗教訓並持續更新活動執行手冊
- 確保區域員工具備所需的用品和設備
- 訂購名片及品牌周邊商品,同時維護庫存紀錄
- 處理與相關首席主管約定的其他區域行政職責
職位要求
- 至少三年在高階主管行政管理或行政支援職位中支援高階主管的經驗
- 具備管理複雜、多段行程差旅安排及短時間內調整行程的實務經驗
- 親自負責會議和活動後勤,從初步規劃到費用核對全程管理
- 具備在遠端或混合辦公環境中與跨多個時區的分散式團隊合作的經驗
- 熟練使用 Google Workspace
- 能夠快速學習並採用新工具和平台
- 具備優秀的英語書面和口語能力
- 能以專業、清晰的方式與內部及外部利害關係人溝通
- 處理涉及主管、員工和董事會的機密資訊時,具備保密意識和良好判斷力
- 組織能力強、注重細節並以流程為導向
- 能主動工作,並在有限監督下有效完成任務
- 具備出色的問題解決能力和服務導向
- 獲得在指定區域工作的許可
- 具備國際非政府組織或其他跨國組織經驗者優先
- 具備企業差旅預訂平台管理經驗者優先
- 具備雙語能力者優先
- 能定期在所在城市親自參加會議、活動及處理事務
- 能偶爾搬運並設置重量不超過10公斤(20磅)的活動用品
福利待遇
- 彈性工作安排
- 全面支援身心健康
- 依據 Fika 薪酬政策進行年度薪資檢討
- 專業發展機會
- 重點員工發展計畫
- 偶爾出差參加靜修活動和各類活動
