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Leitende Assistenz - Fika (Hybrid, Vereinigte Staaten)
Unterstützen Sie die Führungsebene von Fika bei Terminplanung, Reisen, Veranstaltungen und regionaler Administration. Koordinieren Sie die Abläufe der Geschäftsleitung in den Vereinigten Staaten, Kenia und Ruanda.
Beschreibung
- Kalender der Führungskräfte der C-Suite und der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten in der zuständigen Region verwalten
- Terminkonflikte lösen und Zeit für strategische sowie externe Prioritäten schützen
- Regelmäßige Führungssitzungen über mehrere Zeitzonen hinweg koordinieren
- Sitzungsagenden erstellen und verteilen
- Sitzungsnotizen, Entscheidungen und Maßnahmen innerhalb von 48 Stunden teilen
- Briefingunterlagen erstellen und Hintergrundrecherchen für wichtige Sitzungen durchführen
- Anfragen und Korrespondenz der Führungskräfte bearbeiten und Angelegenheiten, die eine Entscheidung der Führungsebene erfordern, eskalieren
- Flüge, Unterkünfte und Bodentransporte für Führungskräfte, Mitarbeitende und Vorstandsmitglieder organisieren
- Fristen für die Genehmigung von Reisebuchungen nachverfolgen
- Visumanträge, Einladungsschreiben und unterstützende Reisedokumente koordinieren
- Unterkünfte und Bodentransporte für regionale Besucherinnen und Besucher organisieren
- Genehmigte Listen für Reisen, Unterkünfte, Transporte, Auftragnehmer und Lieferanten pflegen
- Führungssitzungen, Klausurtagungen, Vorstandveranstaltungen, Mitarbeiterversammlungen und Maßnahmen zur Mitarbeitendenbindung planen und durchführen
- Veranstaltungsorte, Catering, Unterkünfte, Transporte und Materialien koordinieren
- Als Ansprechperson vor Ort bei Veranstaltungen fungieren
- Veranstaltungsausgaben mit den Budgets abgleichen und auf sich abzeichnenden Budgetdruck hinweisen
- Belege sammeln und Spesenabrechnungen vollständig abgleichen
- Erkenntnisse dokumentieren und Veranstaltungsleitfäden aktuell halten
- Sicherstellen, dass regionale Mitarbeitende über die benötigten Materialien und Ausstattungen verfügen
- Visitenkarten und Markenartikel bestellen und dabei Bestandsaufzeichnungen führen
- Zusätzliche regionale Verwaltungsaufgaben übernehmen, die mit der zuständigen Führungskraft vereinbart wurden
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einer Position in der Geschäftsleitungsassistenz oder administrativen Unterstützung
- Nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer Reisen mit mehreren Etappen und kurzfristigen Änderungen von Reiseplänen
- Praktische Verantwortung für die Logistik von Sitzungen und Veranstaltungen – von der ersten Planung bis zum Abgleich der Spesenabrechnungen
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verteilten Teams über mehrere Zeitzonen hinweg in einem Remote- oder hybriden Arbeitsumfeld
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Workspace
- Bereitschaft und Fähigkeit, neue Tools und Plattformen schnell zu erlernen und einzusetzen
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse
- Professionelle und klare Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Diskretion und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen über Führungskräfte, Mitarbeitende und den Vorstand
- Sehr gute Organisation, hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägte Prozessorientierung
- Fähigkeit, Eigeninitiative zu zeigen und effektiv mit wenig Aufsicht zu arbeiten
- Ausgeprägte Problemlösungskompetenz und serviceorientierte Arbeitsweise
- Berechtigung, in der zuständigen Region zu arbeiten
- Erfahrung bei einer internationalen NGO oder einer anderen länderübergreifenden Organisation ist von Vorteil
- Erfahrung in der Verwaltung einer Plattform zur Buchung von Geschäftsreisen ist von Vorteil
- Bewerberinnen und Bewerber mit zwei oder mehr Sprachen werden bevorzugt
- Regelmäßige persönliche Verfügbarkeit für Sitzungen, Veranstaltungen und Besorgungen in der Heimatstadt
- Gelegentliche Fähigkeit, Veranstaltungsmaterialien mit einem Gewicht von bis zu 10 kg zu transportieren und aufzubauen
Zusatzleistungen
- Flexible Arbeitsmodelle
- Umfassende Unterstützung für die psychische und körperliche Gesundheit
- Jährliche Gehaltsüberprüfungen gemäß der Vergütungsrichtlinie von Fika
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
- Gezielte Programme zur Mitarbeitendenentwicklung
- Gelegentliche Reisen zu Klausurtagungen und Veranstaltungen