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Administrador/a ejecutivo/a - Fika (híbrido, Estados Unidos)
Apoya al equipo directivo sénior de Fika con la gestión de agendas, viajes, eventos y administración regional. Coordina las operaciones ejecutivas en Estados Unidos, Kenia y Ruanda.
Descripción
- Supervisar las agendas de los líderes de la alta dirección y vicepresidentes en la región asignada
- Resolver conflictos de agenda y proteger tiempo para prioridades estratégicas y externas
- Coordinar reuniones periódicas del equipo directivo en varias zonas horarias
- Crear y distribuir órdenes del día de las reuniones
- Compartir las notas, decisiones y acciones pendientes de las reuniones en un plazo de 48 horas
- Preparar materiales informativos y realizar investigaciones previas para reuniones importantes
- Gestionar las solicitudes y la correspondencia de los ejecutivos, derivando los asuntos que requieran criterio ejecutivo
- Organizar vuelos, alojamiento y transporte terrestre para ejecutivos, empleados y miembros del consejo
- Hacer seguimiento de los plazos para las aprobaciones de reservas de viaje
- Coordinar solicitudes de visado, cartas de invitación y documentos de viaje de respaldo
- Organizar el alojamiento y el transporte terrestre para visitantes regionales
- Mantener listas aprobadas de viajes, alojamientos, transportes, proveedores y suministradores
- Planificar y llevar a cabo reuniones de liderazgo, retiros, eventos del consejo, reuniones de personal y actividades de participación
- Coordinar los lugares de celebración, el catering, el alojamiento, el transporte y los materiales de los eventos
- Actuar como persona de contacto en el lugar de celebración de los eventos
- Supervisar los gastos de los eventos frente a los presupuestos y señalar las presiones presupuestarias emergentes
- Recopilar recibos y completar las conciliaciones de gastos
- Documentar las lecciones aprendidas y mantener actualizados los manuales de eventos
- Asegurarse de que los empleados regionales dispongan de los suministros y equipos que necesitan
- Solicitar tarjetas de visita y productos promocionales de la marca, manteniendo los registros de inventario
- Gestionar otras responsabilidades administrativas regionales acordadas con el director correspondiente
Requisitos
- Al menos tres años de experiencia apoyando a altos ejecutivos en un puesto de administración ejecutiva o apoyo administrativo
- Experiencia demostrada gestionando itinerarios de viaje complejos con múltiples trayectos y cambios de última hora
- Responsabilidad directa sobre la logística de reuniones y eventos, desde la planificación inicial hasta la conciliación de gastos
- Experiencia colaborando con equipos distribuidos en varias zonas horarias en un entorno remoto o híbrido
- Dominio avanzado de Google Workspace
- Capacidad para aprender y adoptar rápidamente nuevas herramientas y plataformas
- Excelente nivel de inglés escrito y hablado
- Comunicación profesional y clara con las partes interesadas internas y externas
- Discreción y buen criterio al gestionar información confidencial relacionada con ejecutivos, empleados y el consejo
- Persona muy organizada, orientada al detalle y a los procesos
- Capacidad para tomar la iniciativa y trabajar eficazmente con supervisión limitada
- Gran capacidad para resolver problemas y enfoque orientado al servicio
- Autorización para trabajar en la región asignada
- Se valorará la experiencia en una ONG internacional u otra organización multinacional
- Se valorará la experiencia administrando una plataforma corporativa de reservas de viajes
- Se valorarán los candidatos bilingües
- Disponibilidad presencial habitual para reuniones, eventos y gestiones en la ciudad de residencia
- Capacidad para transportar y montar ocasionalmente suministros para eventos de hasta 10 kg (20 libras)
Beneficios
- Modalidades de trabajo flexibles
- Amplio apoyo al bienestar mental y físico
- Revisiones salariales anuales conforme a la política de compensación de Fika
- Oportunidades de desarrollo profesional
- Programas específicos de desarrollo de empleados
- Viajes ocasionales para retiros y eventos