Fika
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कार्यकारी प्रशासक - Fika (हाइब्रिड, संयुक्त राज्य अमेरिका)

Fika के वरिष्ठ नेतृत्व को समय-सारिणी, यात्रा, कार्यक्रमों और क्षेत्रीय प्रशासन में सहयोग दें। संयुक्त राज्य अमेरिका, केन्या और रवांडा में कार्यकारी संचालन का समन्वय करें।

विवरण

  • निर्धारित क्षेत्र में सी-सूट नेताओं और उपाध्यक्षों के कैलेंडर का प्रबंधन करें
  • समय-सारिणी संबंधी टकरावों का समाधान करें और रणनीतिक तथा बाहरी प्राथमिकताओं के लिए समय सुरक्षित रखें
  • कई समय क्षेत्रों में होने वाली नियमित नेतृत्व बैठकों का समन्वय करें
  • बैठकों के एजेंडा तैयार करके वितरित करें
  • बैठक के नोट्स, निर्णय और कार्रवाई योग्य बिंदु 48 घंटे के भीतर साझा करें
  • महत्वपूर्ण बैठकों के लिए ब्रीफिंग सामग्री तैयार करें और पृष्ठभूमि शोध करें
  • कार्यकारी अनुरोधों और पत्राचार का प्रबंधन करें तथा ऐसे मामलों को आगे बढ़ाएं जिनमें कार्यकारी निर्णय की आवश्यकता हो
  • कार्यकारियों, कर्मचारियों और बोर्ड सदस्यों के लिए उड़ानों, आवास और जमीनी परिवहन की व्यवस्था करें
  • यात्रा बुकिंग अनुमोदनों की समय-सीमाओं पर नज़र रखें
  • वीज़ा आवेदन, निमंत्रण पत्र और सहायक यात्रा दस्तावेज़ों का समन्वय करें
  • क्षेत्रीय आगंतुकों के लिए आवास और जमीनी परिवहन की व्यवस्था करें
  • यात्रा, आवास, परिवहन, विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं की स्वीकृत सूचियां बनाए रखें
  • नेतृत्व बैठकों, रिट्रीट, बोर्ड कार्यक्रमों, कर्मचारी सभाओं और सहभागिता गतिविधियों की योजना बनाएं और उन्हें संचालित करें
  • कार्यक्रम स्थलों, खानपान, आवास, परिवहन और सामग्री का समन्वय करें
  • कार्यक्रमों के लिए स्थल पर संपर्क व्यक्ति के रूप में कार्य करें
  • बजट के मुकाबले कार्यक्रम व्यय की निगरानी करें और उभरते बजट दबावों को उजागर करें
  • रसीदें एकत्र करें और व्यय का मिलान पूरा करें
  • सीखे गए पाठों का दस्तावेजीकरण करें और कार्यक्रम संबंधी कार्य-पुस्तिकाओं को अद्यतन रखें
  • सुनिश्चित करें कि क्षेत्रीय कर्मचारियों के पास आवश्यक आपूर्ति और उपकरण हों
  • इन्वेंटरी रिकॉर्ड बनाए रखते हुए व्यवसाय कार्ड और ब्रांडेड सामग्री का ऑर्डर करें
  • संबंधित चीफ के साथ सहमत अतिरिक्त क्षेत्रीय प्रशासनिक जिम्मेदारियां संभालें

आवश्यकताएँ

  • कार्यकारी प्रशासन या प्रशासनिक सहायता की भूमिका में वरिष्ठ कार्यकारियों का सहयोग करने का कम से कम तीन वर्षों का अनुभव
  • जटिल, कई चरणों वाली यात्रा व्यवस्थाओं और कम समय में यात्रा कार्यक्रम में बदलावों को संभालने का प्रमाणित अनुभव
  • प्रारंभिक योजना से लेकर व्यय मिलान तक बैठकों और कार्यक्रमों की लॉजिस्टिक्स की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी संभालने का अनुभव
  • रिमोट या हाइब्रिड वातावरण में कई समय क्षेत्रों में वितरित टीमों के साथ सहयोग करने का अनुभव
  • Google Workspace में उन्नत दक्षता
  • नए टूल और प्लेटफॉर्म जल्दी सीखने और अपनाने की क्षमता
  • अंग्रेज़ी में उत्कृष्ट लिखित और मौखिक कौशल
  • आंतरिक और बाहरी हितधारकों के साथ पेशेवर, स्पष्ट संवाद
  • कार्यकारियों, कर्मचारियों और बोर्ड से जुड़ी गोपनीय जानकारी संभालते समय विवेक और उचित निर्णय क्षमता
  • अत्यधिक व्यवस्थित, बारीकी पर ध्यान देने वाले और प्रक्रिया-केंद्रित
  • पहल करने और सीमित पर्यवेक्षण में प्रभावी ढंग से काम करने की क्षमता
  • मजबूत समस्या-समाधान क्षमता और सेवा-केंद्रित दृष्टिकोण
  • निर्धारित क्षेत्र में काम करने की अनुमति
  • किसी अंतरराष्ट्रीय गैर-सरकारी संगठन या बहु-देशीय संगठन में अनुभव वांछनीय
  • कॉर्पोरेट यात्रा बुकिंग प्लेटफॉर्म का प्रशासन करने का अनुभव वांछनीय
  • द्विभाषी उम्मीदवारों को प्राथमिकता
  • गृह नगर में बैठकों, कार्यक्रमों और कामों के लिए नियमित रूप से व्यक्तिगत रूप से उपलब्ध रहने की क्षमता
  • 10 किलोग्राम तक वज़नी कार्यक्रम सामग्री को कभी-कभी ले जाने और स्थापित करने की क्षमता

लाभ

  • लचीली कार्य व्यवस्थाएं
  • मानसिक और शारीरिक स्वास्थ्य के लिए व्यापक सहायता
  • Fika की पारिश्रमिक नीति के तहत वार्षिक वेतन समीक्षा
  • पेशेवर विकास के अवसर
  • केंद्रित कर्मचारी विकास कार्यक्रम
  • रिट्रीट और कार्यक्रमों के लिए कभी-कभी यात्रा