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INVICTA SOFTWARE
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11 – 50 Mitarbeitende
CybersicherheitSaaSUnternehmen
INVICTA SOFTWARE entwickelt eine modulare Plattform für Security Operations (SecOps) für Organisationen, die Endpoint-Management, IT-Service-Management und Cybersicherheitsfunktionen in einem System bündeln möchten. Die SaaS-Produkte Invicta ONE, Invicta DESK und Invicta GUARD kombinieren KI-gestützte Bedrohungserkennung mit automatisierter Orchestrierung, damit Teams Probleme in IT, Sicherheit und Betrieb erkennen, untersuchen und beheben können. Das Unternehmen erreicht Schulen und Unternehmenskunden hauptsächlich über Vertriebspartner.
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Stellen im Unternehmen

Remote-Administrationskoordinator – Vereinigte Staaten

Invicta Software sucht eine remote arbeitende Administrationskoordination für die Verwaltung von Zeitplänen, Dokumentation, Projektverfolgung und HR-Administration. Die Position unterstützt die Kommunikation und operative Effizienz in verteilten Teams.

USVereinigte Staaten
51.300 $ – 67.800 $ / Jahr
RemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Sicherstellung reibungsloser täglicher Verwaltungsabläufe in einer vollständig remote organisierten Arbeitsumgebung
  • Als zentrale Ansprechperson für interne Teams und externe Partner fungieren
  • Zeitpläne, Besprechungen und Projektabläufe zur Unterstützung der Geschäftsziele organisieren
  • Aufzeichnungen und Dokumentationen korrekt und aktuell halten
  • Kalender, Termine und virtuelle Besprechungen für mehrere Teams verwalten
  • Projektfristen, Ergebnisse und erforderliche Folgemaßnahmen überwachen
  • Unternehmensdokumente, Berichte und Korrespondenz erstellen, organisieren und pflegen
  • Beim Onboarding von Mitarbeitenden helfen und administrative Unterstützung für HR-Aktivitäten leisten
  • Abteilungen miteinander verbinden, um klare Kommunikation und zeitnahe Informationsweitergabe zu fördern
  • Reisen organisieren, Spesenabrechnungen bearbeiten und bei Bedarf mit Anbietern kommunizieren
  • Ineffizienzen in Verwaltungsabläufen erkennen und Prozessverbesserungen umsetzen
  • Auf Weisung des Managements zu Ad-hoc-Projekten und besonderen Initiativen beitragen

Anforderungen

  • Nachweisliche Erfahrung in Administration oder Koordination, idealerweise in einem Remote-Arbeitsumfeld
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Detailgenauigkeit
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Gute Kenntnisse in Microsoft Office, Google Workspace und Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und konkurrierende Prioritäten sowie Fristen auszubalancieren
  • Sicher in der virtuellen Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg
  • Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss erforderlich
  • Relevante Berufserfahrung kann den bevorzugten Associate- oder Bachelor-Abschluss ersetzen
  • Erfahrung in der Unterstützung von Technologie- oder Softwareentwicklungsteams ist von Vorteil
  • Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Rechnungsstellung sind vorteilhaft
  • Wohnsitz in den Vereinigten Staaten erforderlich

Zusatzleistungen

  • Vollständig remote organisierte Arbeit mit flexiblen Arbeitszeiten
  • Wettbewerbsfähige Vergütung mit leistungsabhängigen Anreizen
  • Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten und unterstützenden Unternehmen
  • Ressourcen und Schulungen zur beruflichen Weiterentwicklung
  • Inklusive, kollegiale Unternehmenskultur mit einem klaren Bekenntnis zu Vielfalt

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