&Open ist ein B2B-SaaS-Unternehmen mit B-Corp-Zertifizierung. Es unterstützt Unternehmen dabei, durch Firmengeschenke Kundenbeziehungen zu stärken und Mitarbeitende stärker einzubinden. Die Plattform integriert Prämien und Anerkennung, Mitarbeiterleistungen, Onboarding und Werbeartikel in den Technologie-Stack eines Unternehmens. Die Arbeit von &Open umfasst sowohl die Kundenbindung als auch das Mitarbeitererlebnis. Das Unternehmen bietet Möglichkeiten für Menschen, die Tools und Programme für bedeutsame Geschäftsbeziehungen entwickeln möchten.
Assistenz der Geschäftsführung für CEO und Mitgründer bei &Open – Hybrid, Irland
Unterstütze den CEO und die Mitgründer von &Open bei Terminplanung, Reisen, Meetings und vertraulichen Abläufen. Koordiniere die Zusammenarbeit mit der Führungsebene, internen Teams und externen Ansprechpersonen der globalen Plattform für Firmengeschenke.
Beschreibung
- Verwalte die Kalender des CEO und der Mitgründer und stimme wichtige Besprechungen mit ausreichend Zeit für konzentriertes Arbeiten ab.
- Prüfe Anfragen zu Besprechungen und Terminen, um ihre Priorität einzuschätzen.
- Plane für jede Besprechung entsprechend ihrem Zweck genügend Zeit ein.
- Bereite interne und externe Besprechungen vor.
- Organisiere Tagesordnungen und Briefing-Unterlagen und teile sie bei Bedarf im Voraus.
- Achte auf den Zeitplan des CEO und sende bei Bedarf rechtzeitig Erinnerungen.
- Organisiere private und geschäftliche Reisen des CEO und der Mitgründer.
- Bearbeite ein- und ausgehende Post.
- Übernimm gelegentlich Ablagearbeiten.
- Erledige weitere anfallende Aufgaben nach Bedarf.
- Arbeite mit dem Führungsteam zusammen und unterstütze Besprechungen mit dem erweiterten Senior-Management-Team.
- Stimme dich mit den Bereichen Finanzen, Kreativteam, Einkauf und Merchandising, Vertrieb, Customer Success und Support ab.
- Pflege den Kontakt zu externen Ansprechpersonen, darunter Kundinnen und Kunden, Rechtsvertretungen und Vorstandsmitglieder.
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre Erfahrung als Executive Assistant zur Unterstützung des oberen Managements.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und eine effiziente Herangehensweise an die Priorisierung von Aufgaben.
- Klare, direkte Kommunikation mit Menschen auf allen Ebenen.
- Bereitschaft, KI einzusetzen, und sicherer Umgang mit agentischen Tools.
- Anpassungsfähigkeit beim Erlernen und Übernehmen neuer Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und vorauszusehen, was gebraucht wird.
- Eigeninitiative, um Abläufe einzuführen, die die tägliche Arbeit und Zusammenarbeit einfacher, schneller und klarer machen.
- Hohe Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Professionelles und zugängliches Auftreten gegenüber allen Mitarbeitenden des Unternehmens.
- Fähigkeit, diszipliniert unter Druck und in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und dabei Fristen einzuhalten.
Zusatzleistungen
- Wettbewerbsfähiges Gehalt.
- Hybrides Arbeitsmodell.
- Betriebliche Altersvorsorge.
- Gesundheitsversorgung.
- 25 Urlaubstage pro Jahr plus zwei zusätzliche Unternehmenstage.
- Bezahlter Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub.
- Erfahrung in einem schnelllebigen Start-up-Umfeld.
- Mitarbeiteraktienoptionsprogramm.