Apter ist eine Unternehmensberatung, die nationale und multinationale Organisationen mit gebündelter Expertise in den Bereichen Steuern, Rechnungswesen, Wirtschaftsprüfung, Recht und Compliance, Outsourcing sowie Technologie unterstützt. Das Leistungsangebot umfasst Steuerplanung und Steuer-Compliance, Verrechnungspreise, internationales Steuerrecht, SPED- und ECF-Unterstützung, Beratung im Rechnungswesen, interne und externe Prüfungen, Risikomanagement, Datenschutz nach dem LGPD sowie das Outsourcing von Finanz- und HR-Geschäftsprozessen. Apter unterstützt Unternehmen dabei, regulatorische und operative Anforderungen zu bewältigen, indem das Unternehmen Kontrollen stärkt, Prozesse verbessert, steuerliche Risiken steuert und technologiegestützte Lösungen implementiert.
Administrative Assistenz – Auftragnehmermanagement und Mobilisierung, Sorocaba (Hybrid)
Steuern Sie die Mobilisierung von Auftragnehmern, Beschäftigungsunterlagen und Genehmigungen für den Zugang Dritter. Pflegen Sie Portale, Vertragsdokumentationen und Ablaufüberwachungen für ein Dienstleistungsunternehmen in Sorocaba.
Beschreibung
- Koordinieren Sie die Mitarbeitermobilisierung über Kundenportale – von der Registrierung bis zur Zugangsgenehmigung
- Sammeln, prüfen und organisieren Sie persönliche Unterlagen, Beschäftigungsunterlagen sowie Dokumente zu Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz (OHS)
- Reichen Sie die erforderlichen Dokumente innerhalb der festgelegten Fristen in den Portalen und der Managementplattform ein
- Erstellen Sie monatliche Dokumentenmappen für jeden Vertrag und überwachen Sie Genehmigungen, Ablehnungen und erneute Einreichungen
- Überwachen Sie Ablaufdaten von ASO-Bescheinigungen, gesetzlich vorgeschriebenen NR-Schulungen, weiteren Schulungen und Zertifizierungen und versenden Sie frühzeitig Warnmeldungen
- Unterstützen Sie Lieferanten und Mitarbeitende bei Fragen zu Fristen, Dokumenten und Plattformverfahren
Anforderungen
- Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss
- Erfahrung in administrativen Prozessen und der Dokumentenverwaltung, vorzugsweise in der Lohnbuchhaltung, im Personalwesen, im Bereich Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz (OHS) oder im Vertragsmanagement
- Gute praktische Kenntnisse von Beschäftigungs- und OHS-Unterlagen, einschließlich ASO, NR, PSA, CTPS-Beschäftigungsnachweisen, Personalregistrierungsformularen und Bescheinigungen über die Erfüllung von Anforderungen
- Sicherer Umgang mit Geschäftssystemen und Onlineportalen
- Grundlegende bis fortgeschrittene Excel-Kenntnisse
- Ein derzeit laufendes Studium in Betriebswirtschaft, Personalwesen, Rechnungswesen, Rechtswissenschaften oder einem verwandten Fach ist von Vorteil
- Erfahrung in der Lohnabrechnung oder Lohnbuchhaltung, einschließlich Systemen wie HCM Senior, ist von Vorteil
- Erfahrung mit Plattformen für das Auftragnehmermanagement oder Kundenportalen ist von Vorteil
- Erfahrung in Dienstleistungs- oder Outsourcing-Unternehmen ist von Vorteil
- Vertrautheit mit eSocial, FGTS Digital und DCTFWeb ist von Vorteil