業務營運協調專員
為 Avicado 這家建築科技顧問公司協調專案、人員及財務資料。 從阿根廷遠端支援專案結案、到職、開立發票、標準作業程序及營運工作。
說明
- 將 Salesforce 中已成交的商機轉為 Toggl、Excel 和 Notion 中的進行中專案。
- 判斷交易是否需要建立新專案或加入既有專案，並在必要時向上回報。
- 在內部系統中關閉已完成的專案。
- 與業務、合約、財務及顧問團隊合作，解決資訊缺漏或衝突。
- 協助專案經理管理工時登錄工具，包括將新進員工加入專案及移動工時紀錄。
- 確保各工具和資料集中專案、客戶及員工紀錄正確無誤。
- 員工到職或轉換團隊時更新紀錄。
- 執行大量更新（包括 CSV 上傳），並每週檢查資料品質。
- 每週及每月執行專案與人員資料維護及系統備份程序。
- 參與結案、啟動及續約討論，追蹤後續事項，並確保系統符合團隊期待。
- 協助財務團隊及主管進行月底結帳、開票前準備，以及更新用於計費的專案資料。
- 處理業務營運、財務、業務及顧問團隊的重複性手動工作，並將流程記錄為標準作業程序（SOP）。
- 改善標準作業程序，並找出流程瓶頸及阻礙。
職位要求
- 熟悉試算表操作，包括 Excel 查找函數、篩選、樞紐分析表，以及清理和上傳 CSV 檔案。
- 具備員工、客戶或專案到職導入方面的經驗。
- 遵循標準作業程序時細心嚴謹。
- 具備使用 Salesforce、工時追蹤平台和 Notion 等 SaaS 商務工具的經驗。
- 能在情況不明確時妥善判斷，包括知道何時應向上回報。
- 書面英文表達清楚，並能在遠端工作環境中有效溝通。
- 能自在使用 AI 工具，並在採用生成內容前先行查證。
- 優先條件：具備專業服務業背景，例如顧問、法律、會計、建築與工程、IT 服務或行銷。
- 優先條件：熟悉可計費工時、業務儲備及開票。
- 優先條件：曾在財務部門工作或與財務團隊合作，處理開票或定期財務報告。
- 優先條件：具備維護 Excel 資料品質的經驗。
- 反應迅速、勇於創新、具創業精神、積極當責、重視績效、負責可靠、情緒穩定且樂於接受指導。
福利待遇
- 具競爭力的薪酬。
- 健康保險。
- 提供雇主提撥配對的 401(k) 退休計畫。
- 彈性帶薪休假。
- 遠端工作。
- 慈善捐款配對計畫。
- 彈性的工作安排。
- 職涯發展機會。
- 員工資源團體。
- 獲得 Great Place to Work 認證。
- 獲得 Inc. Best Workplaces 表揚。
- AYA 獎項肯定其促進科技領域女性平等及正向改變的作為。
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