Avicado ist eine Beratung für Bautechnologie. Sie unterstützt Eigentümer großer Investitionsprogramme dabei, Projektdaten und digitale Systeme für eine bessere Umsetzung und Projektsteuerung zu nutzen. Das Leistungsspektrum umfasst Beratung, Implementierung, Integrationen, Managed Services, Analysen, Berichterstattung, Schulungen und Personalverstärkung. Im Mittelpunkt stehen Projektmanagement-Informationssysteme und deren Anbindung an Finanz- und ERP-Plattformen. Avicado arbeitet mit institutionellen und gewerblichen Auftraggebern aus Bereichen wie Gesundheitswesen, Bildung, öffentlicher Verwaltung, Rechenzentren, Energie, Verkehr und Wasserinfrastruktur sowie mit Lösungen wie Procore, Trimble und Autodesk.
Koordinator:in für Business Operations
Koordiniere Projekt-, Personal- und Finanzdaten für Avicado, eine Beratung für Bautechnologie. Unterstütze Projektabschlüsse, Onboarding, Rechnungsstellung, SOPs und den Remote-Betrieb aus Argentinien.
Beschreibung
- Überführe abgeschlossene Salesforce-Verkaufschancen in aktive Projekte in Toggl, Excel und Notion.
- Prüfe, ob Deals neue Projekte oder Ergänzungen bestehender Projekte erfordern, und eskaliere bei Bedarf.
- Schließe abgeschlossene Projekte in den internen Systemen ab.
- Klär fehlende oder widersprüchliche Angaben mit den Teams aus Vertrieb, Vertragswesen, Finanzen und Beratung.
- Unterstütze Projektmanager:innen bei Zeiterfassungstools, etwa indem du neue Mitarbeitende zu Projekten hinzufügst und Einträge verschiebst.
- Halte Projekt-, Kunden- und Mitarbeiterdaten in den Tools und Datensätzen korrekt.
- Aktualisiere Datensätze, wenn Mitarbeitende ins Unternehmen eintreten oder das Team wechseln.
- Führe Sammeländerungen durch, einschließlich CSV-Uploads, und prüfe wöchentlich die Datenqualität.
- Erledige wöchentliche und monatliche Wartungsarbeiten an Projekt- und Personaldaten sowie Systemsicherungen.
- Nimm an Gesprächen zu Projektabschlüssen, Auftakten und Verlängerungen teil, verfolge Folgeaufgaben und halte die Systeme mit den Erwartungen der Teams im Einklang.
- Unterstütze Finanzen und Geschäftsleitung beim Monatsabschluss, bei der Vorbereitung der Rechnungsstellung und bei Aktualisierungen von Projektdaten für die Abrechnung.
- Erledige wiederkehrende manuelle Aufgaben in Business Operations, Finanzen, Vertrieb und Beratung und dokumentiere die Abläufe als SOPs.
- Verbessere SOPs und zeige Engpässe und Hindernisse in Prozessen auf.
Anforderungen
- Sehr gute Tabellenkalkulationskenntnisse, darunter Excel-Verweisfunktionen, Filter, Pivot-Tabellen sowie das Bereinigen und Hochladen von CSV-Dateien.
- Erfahrung mit dem Onboarding von Mitarbeitenden, Kunden oder Projekten.
- Sorgfalt bei der Einhaltung standardisierter Arbeitsanweisungen.
- Erfahrung mit SaaS-Geschäftstools wie Salesforce, Zeiterfassungsplattformen und Notion.
- Gutes Urteilsvermögen in unklaren Situationen und die Fähigkeit zu erkennen, wann eine Eskalation nötig ist.
- Klare schriftliche Kommunikation auf Englisch und gute Kommunikation in einem Remote-Arbeitsumfeld.
- Sicherer Umgang mit KI-Tools und die Fähigkeit, generierte Ergebnisse vor ihrer Verwendung zu überprüfen.
- Bevorzugt: Hintergrund in professionellen Dienstleistungen, etwa Beratung, Recht, Buchhaltung, Architektur und Ingenieurwesen, IT-Dienstleistungen oder Marketing.
- Bevorzugt: Kenntnisse zu abrechenbarer Arbeitszeit, Auftragsbestand und Rechnungsstellung.
- Bevorzugt: Erfahrung in der Finanzabteilung oder in der Zusammenarbeit mit ihr bei der Rechnungsstellung oder bei wiederkehrenden Finanzberichten.
- Bevorzugt: Erfahrung mit der Sicherstellung der Datenqualität in Excel.
- Reaktionsschnell, innovativ, unternehmerisch, eigenverantwortlich, leistungsorientiert, verantwortungsbewusst, ausgeglichen und offen für Feedback.
Zusatzleistungen
- Wettbewerbsfähige Vergütung.
- Krankenversicherung.
- 401(k)-Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss.
- Flexible bezahlte Freizeit.
- Remote-Arbeit.
- Programm zur Verdoppelung von Spenden für gemeinnützige Zwecke.
- Flexible Arbeitsmodelle.
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Mitarbeiter-Ressourcengruppen.
- Zertifizierung als Great Place to Work.
- Auszeichnung als Inc. Best Workplace.
- AYA-Auszeichnung für die Förderung von Gleichberechtigung und positivem Wandel für Frauen in der Technologiebranche.
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