De University of Wisconsin-Madison is een openbare onderzoeksuniversiteit in Madison, Wisconsin, en de hoofdcampus van het University of Wisconsin System. De academische en onderzoekscommunity omvat de geesteswetenschappen, exacte wetenschappen en toegepaste disciplines; jaarlijks wordt meer dan één miljard dollar in onderzoek geïnvesteerd. De universiteit combineert bachelor- en masteronderwijs met maatschappelijke betrokkenheid, voorzieningen op de campus en universiteitssport. Daarbij vormt de Wisconsin Idea, met haar nadruk op dienstverlening aan de samenleving, een belangrijke leidraad. Ook staan diversiteit, inclusieve excellentie en betrokkenheid bij de bredere gemeenschap centraal.
Financieel specialist (deeltijd, hybride)
Beheer inkoop, reizen, declaraties en fondsverrichtingen voor een onderzoeksinstituut van UW–Madison. Ondersteun docenten, medewerkers, studenten en gasten bij onderzoeks- en outreachactiviteiten.
Beschrijving
- Financiële ondersteuning bieden aan docenten, medewerkers, studenten en gasten die betrokken zijn bij onderzoek en outreach.
- Inkoop, reisarrangementen, declaraties en andere financiële transacties afhandelen.
- Complexe financiële vragen beantwoorden en informatie toelichten aan uiteenlopende doelgroepen.
- Communicatie en rapportages opstellen en verschillende soorten administratie bijhouden.
- Transactiecontroles beoordelen en verbeteringen aan beleid en procedures aanbevelen.
- De leiding van de eenheid adviseren over financiële zaken en aanbevelingen en voortgangsupdates geven.
- Medewerkers waar nodig trainen in financiële processen en goede werkwijzen.
- Financiële transacties en fondsbalansen bijhouden.
- Complexe rapportages en overzichten opstellen en afstemmen.
- Complexe transacties controleren en goedkeuren, inclusief het toewijzen van financieringscodes.
- Kosten overboeken naar de juiste financieringscodes.
- Werken in een klein administratief team onder algemene leiding van de adjunct-directeur Administratie.
Vereisten
- Ervaring met het verwerken van uiteenlopende financiële transacties, zoals facturen, inkooporders, onkostendeclaraties of aankopen met een zakelijke creditcard.
- Ervaring met het toewijzen van kosten aan de juiste financieringsbronnen.
- Een staat van dienst in vriendelijke, accurate en tijdige dienstverlening aan interne en externe belanghebbenden.
- Zelfstandig en samen met collega's kunnen werken.
- Meerdere taken of projecten tegelijk kunnen beheren en prioriteren.
- Vaardig met Excel of vergelijkbare spreadsheetsoftware, waaronder navigatie, gegevensinvoer, basisfuncties en opmaak.
- Een associate degree.
- Bereidheid om op locatie in het Discovery Building op de campus van UW–Madison te werken.
- Beschikbaarheid om minstens 60% op de campus en maximaal 40% op afstand vanuit Wisconsin te werken.
- Bevoegdheid om in de Verenigde Staten te werken zonder sponsorschap door de werkgever.
- Een cv en motivatiebrief zijn vereist.
- Voor finalisten zijn drie referenties vereist, waaronder een huidige of voormalige leidinggevende.
- Indiensttreding kan afhankelijk zijn van een controle van het strafblad.
- Gewenst: ervaring met het interpreteren van financiële voorwaarden, waaronder regels voor toegestane uitgaven, budgetlimieten en compliance-eisen.
- Gewenst: bekendheid met financiële systemen en werkprocessen van Universities of Wisconsin, zoals Workday, ShopUW+, Concur, Assetworks of Qualtrics.
- Gewenst: ervaring met het regelen van dienstreizen voor anderen.
- Gewenst: ervaring in het hoger onderwijs.
- Gewenst: aanpassingsvermogen bij veranderende werkwijzen, vereisten en prioriteiten.
- Gewenst: goed tijdmanagement en werk kunnen prioriteren om deadlines te halen.
- Gewenst: een bachelordiploma in bedrijfskunde, accountancy, openbaar bestuur of een verwant vakgebied.
Voordelen
- Ruimhartige vakantie-, feestdagen- en ziekteverlofdagen.
- Concurrerende verzekeringsregelingen en spaarrekeningen.
- Pensioenvoorzieningen.
- Enige flexibiliteit in de werktijden.