Die University of Wisconsin-Madison ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Madison, Wisconsin, und der Hauptcampus des University of Wisconsin System. Ihre akademische und wissenschaftliche Gemeinschaft umfasst die Geistes- und Sozialwissenschaften, Naturwissenschaften sowie angewandte Fachbereiche; jährlich fließen mehr als eine Milliarde US-Dollar in die Forschung. Die Universität verbindet grundständige und weiterführende Studienangebote mit gesellschaftlichem Engagement, Ressourcen auf dem Campus und Hochschulsport. Maßgeblich ist dabei die Wisconsin Idea, die den Schwerpunkt auf den Dienst an der Öffentlichkeit legt. Zudem setzt sich die Universität für Vielfalt, inklusive Exzellenz und den Austausch mit der Gesellschaft ein.
Finanzspezialist/in (Teilzeit, hybrid)
Betreuung von Beschaffung, Reisen, Erstattungen und Finanztransaktionen für ein UW–Madison-Forschungsinstitut. Unterstützung von Lehrenden, Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen bei Forschung und Öffentlichkeitsarbeit.
Beschreibung
- Finanzielle Unterstützung für Lehrende, Mitarbeitende, Studierende und Gäste bei Forschungs- und Outreach-Aktivitäten leisten.
- Beschaffungen, Reisebuchungen, Erstattungen und weitere Finanztransaktionen bearbeiten.
- Komplexe Fragen zu Finanzangelegenheiten beantworten und Informationen für unterschiedliche Zielgruppen verständlich erläutern.
- Mitteilungen und Berichte erstellen sowie verschiedene Unterlagen führen und pflegen.
- Kontrollen von Transaktionen bewerten und Verbesserungen an Richtlinien und Verfahren empfehlen.
- Die Leitung der Organisationseinheit in Finanzfragen beraten und Empfehlungen sowie Statusberichte geben.
- Mitarbeitende bei Bedarf in Finanzprozessen und bewährten Vorgehensweisen schulen.
- Finanztransaktionen und Fondssalden nachverfolgen.
- Komplexe Berichte und Abrechnungen erstellen und abstimmen.
- Komplexe Transaktionen prüfen und genehmigen, einschließlich der Zuordnung von Finanzierungscodes.
- Ausgaben den passenden Finanzierungskonten zuordnen.
- In einem kleinen Verwaltungsteam unter der allgemeinen Leitung der stellvertretenden Verwaltungsdirektion arbeiten.
Anforderungen
- Erfahrung mit der Bearbeitung verschiedener Finanztransaktionen, etwa Rechnungen, Bestellungen, Spesenerstattungen oder Einkäufen mit Firmenkreditkarten.
- Erfahrung mit der Zuordnung von Ausgaben zu den passenden Finanzierungsquellen.
- Nachweislich höflicher, sorgfältiger und zeitnaher Service für interne und externe Anspruchsgruppen.
- Fähigkeit, selbstständig und zugleich kollegial im Team zu arbeiten.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben oder Projekte gleichzeitig zu bewältigen und zu priorisieren.
- Sicherer Umgang mit Excel oder vergleichbarer Tabellenkalkulationssoftware, einschließlich Navigation, Dateneingabe, grundlegender Funktionen und Formatierung.
- Abgeschlossene zweijährige Ausbildung oder entsprechender Abschluss (Associate Degree).
- Bereitschaft, vor Ort im Discovery Building auf dem Campus der UW–Madison zu arbeiten.
- Bereitschaft, mindestens 60 % der Arbeitszeit auf dem Campus und bis zu 40 % mobil innerhalb Wisconsins zu arbeiten.
- Berechtigung, in den Vereinigten Staaten ohne Unterstützung durch den Arbeitgeber bei der Arbeitserlaubnis tätig zu sein.
- Lebenslauf und Anschreiben sind erforderlich.
- Für die Finalistinnen und Finalisten sind drei Referenzen erforderlich, darunter eine aktuelle oder frühere Führungskraft.
- Die Einstellung kann von einer Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds abhängig sein.
- Bevorzugt: Erfahrung mit der Auslegung finanzieller Bedingungen, darunter Regeln zur Zulässigkeit von Ausgaben, Budgetgrenzen und Compliance-Anforderungen.
- Bevorzugt: Vertrautheit mit Finanzsystemen und Arbeitsabläufen der Universities of Wisconsin, etwa Workday, ShopUW+, Concur, Assetworks oder Qualtrics.
- Bevorzugt: Erfahrung mit der Organisation dienstlicher Reisen für andere.
- Bevorzugt: Erfahrung im Hochschulbereich.
- Bevorzugt: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Methoden, Anforderungen und Prioritäten.
- Bevorzugt: ausgeprägtes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Aufgaben zur Einhaltung von Fristen zu priorisieren.
- Bevorzugt: Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Fachgebiet.
Zusatzleistungen
- Großzügiger Urlaubs-, Feiertags- und Krankheitsurlaub.
- Wettbewerbsfähige Versicherungspläne und Sparkonten.
- Altersvorsorgeleistungen.
- Eine gewisse Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung.