コーポレートオフィス・施設コーディネーター
証券業界の規制機関 FINRA で、予約、ベンダー、職場運営を調整する最前線の窓口です。 オフィス、従業員、来訪者への対応や施設レポートを支援します。
仕事内容
- 最前線の窓口として、FINRA のハイブリッド勤務モデルと施設運営を支援する
- 担当拠点のワークスペース管理を調整し、円滑な職場環境を実現する
- 現地の職場運営および不動産関連調整の主要な窓口を務める
- ホテル予約システムを管理し、ワークスペース予約の問題を解決する
- 従業員や来訪者に、スペースの利用、建物内の案内、予約手続きに関する問題を支援する
- 会議室を整備し、設備が正常に動作し、スペースが利用可能な状態であることを確認する
- FM Interact を通じて施設サービス依頼に対応する
- 請負業者、ビル管理会社、社内スタッフと連携して施設の問題を解決する
- ベンダーの保守管理を支援し、ベンダー記録、保険証明書、保守スケジュールを管理する
- 請求書と購買申請を処理する
- 従業員の異動を調整する
- 地域の備品在庫と発注を管理する
- 設備の所在地、シリアル番号、建物運営用備品を追跡する
- 施設記録、作業指示書、ベンダー書類を管理する
- 施設関連の手順と方針を遵守する
- ワークスペースの利用状況と施設のパフォーマンス指標を監視する
- 施設運営とシステムの有効性に関するレポートを作成する
- 定型業務を自立して遂行し、必要に応じて複雑な問題をエスカレーションする
- 現地およびリモートで連携し、投資家保護と市場の健全性を守る FINRA の使命を支援する
応募要件
- 経営管理、施設管理、または関連分野の準学士号以上、もしくは同等の教育と関連経験の組み合わせ
- 施設調整、管理事務支援、またはカスタマーサービスの実務経験4年以上
- 予約システムおよび施設管理ソフトウェアの使用経験
- Word、Excel、Outlook を含む Microsoft Office の高度な操作能力
- 優れた組織力と細部への注意力
- 優れたコミュニケーション能力と顧客対応力
- プロ意識を持ち、あらゆる階層のスタッフと効果的に協働できること
- 定められた指針や手順の範囲内で問題を解決し、適切かつ独立した判断を下せること
- 専門的な職場環境で、競合する優先事項を管理できること
- 調達およびベンダー調整の経験があれば尚可
- FINRA オフィスでフルタイムの現地勤務が可能であること
- 通常の営業時間外にも勤務し、24時間体制で待機できること
- 必要に応じて出張する意思があること
- FINRA の投資口座開示要件および証券取引制限を遵守すること
- FINRA の従業員機密保持・発明譲渡契約を締結し、縁故採用に関する方針を遵守すること
福利厚生
- 裁量による賞与の対象
- 非免除区分の場合、時間外勤務手当の対象
- 充実した医療、歯科、視力補償
- 基本生命保険、災害死亡・傷害保険、補足および扶養家族向け生命保険、障害保険、長期介護保険、業務出張傷害保険、法律保険
- 加入および権利確定が即時の 401(k) プランと会社マッチング拠出
- FINRA が拠出する追加の退職給付の対象となる可能性
- 授業料補助
- 通勤支援
- 養子縁組支援
- 家族向けバックアップケア
- 代理出産給付
- 従業員支援およびウェルネスプログラム
- 有給休暇15~25日
- 個人休暇5日
- 病気休暇9日
- ボランティア休暇2日
- 兵役、陪審員 duty、忌引き、投票または選挙業務、家族介護、出産、育児のための休暇
- 有給祝日9日
