Basis Technologies
Basis Technologies
Basis Technologies développe une plateforme de gestion de la publicité numérique programmatique. Elle réunit des fonctionnalités de plateforme côté demande, de ciblage multi-appareil, de protection de la marque, de lutte contre la fraude et de places de marché privées, tout en automatisant les processus des opérations publicitaires. L’entreprise propose également de la stratégie média, de l’activation, du conseil, de l’accompagnement à l’intégration et des formations AdTech Academy aux équipes qui utilisent sa plateforme. Basis Technologies accompagne les entreprises qui souhaitent coordonner leurs campagnes numériques entre différents outils et processus, et recrute dans ses activités de technologie publicitaire et de services.

Coordinateur administratif et de bureau — Basis Technologies, Chicago (hybride)

Gérez les opérations quotidiennes du siège de Basis Technologies à Chicago et accompagnez les dirigeants dans la gestion des agendas, des déplacements et des projets administratifs. Coordonnez les locaux, les prestataires, les événements et la logistique du lieu de travail dans le cadre d’un poste hybride.

Description

  • Superviser les opérations quotidiennes du siège de Basis Technologies à Chicago.
  • Représenter le bureau auprès des employés, visiteurs, clients et candidats.
  • Veiller à ce que les espaces partagés, les salles de réunion et les cuisines soient sûrs, bien organisés et prêts à l’emploi.
  • Servir de contact sur place pour les informations relatives au bâtiment, les besoins des locaux, la maintenance et la préparation aux urgences.
  • Collaborer avec la gestion de l’immeuble et les prestataires sur les réparations, les fournitures, les livraisons, la sécurité et la logistique.
  • Suivre les fournitures de bureau, le courrier et FedEx, ainsi que les dossiers des prestataires, tels que les certificats d’assurance.
  • Tenir à jour le calendrier des événements du bureau et coordonner les réunions, les formations et les événements.
  • Contribuer à la coordination des espaces de coworking avec Colliers et Upflex, ainsi qu’au support des systèmes.
  • Accueillir et aider les employés, candidats, clients et invités de passage.
  • Accompagner certains dirigeants dans la gestion de leurs agendas, déplacements, notes de frais et projets.
  • Organiser les calendriers, réunions, salles de conférence et visioconférences.
  • Réserver les déplacements et traiter les notes de frais avec les conseils de l’assistant exécutif responsable.
  • Préparer la correspondance, les documents et les présentations ; contribuer à la saisie et à la mise en forme des données.
  • Examiner, acheminer et organiser les courriels et la correspondance reçus.
  • Assurer le relais de l’équipe d’assistants exécutifs en cas de besoin.
  • Contribuer aux projets administratifs et départementaux selon les besoins.

Exigences

  • Justifier de 3 à 5 ans d’expérience en administration de bureau, coordination des locaux, opérations du lieu de travail, hôtellerie ou fonction de support connexe.
  • Faire preuve de discernement pour travailler de manière autonome et savoir quand prendre en charge un problème ou le faire remonter.
  • Avoir de l’expérience dans l’amélioration proactive d’un processus ou d’un système.
  • Avoir de l’expérience dans la gestion des relations avec les prestataires et la conduite de négociations simples.
  • Communiquer avec assurance avec les cadres et les parties prenantes de haut niveau, y compris en sachant gérer vers le haut.
  • Faire preuve d’un grand sens de l’organisation et du détail.
  • Gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
  • Communiquer clairement et avec professionnalisme, à l’écrit comme à l’oral.
  • Maîtriser les outils de productivité bureautique, les calendriers et les portails de gestion d’immeuble ou de prestataires.
  • Être régulièrement présent au bureau de Chicago et pouvoir effectuer des tâches physiques légères.
  • Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion.
  • Une expérience en gestion d’immeubles commerciaux ou avec des prestataires de services aux locaux est un atout.
  • Une connaissance de la préparation aux urgences, de l’accès des visiteurs ou de la gestion de la sécurité et des accès est un atout.
  • Une expérience dans l’organisation d’événements pour les employés, de réunions de direction ou de transitions de prestataires est un atout.
  • Une expérience des plateformes de gestion des dépenses, des voyages ou du coworking est un atout.

Avantages

  • Semaine de travail flexible
  • Abondement au 401(k)/RRSP
  • Soutien en santé mentale
  • Congés sabbatiques rémunérés
  • Congé parental généreux
  • Options de travail flexibles
  • Avantages compétitifs
  • Employeur garantissant l’égalité des chances

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