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Basis Technologies
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501 – 1.000 Mitarbeitende
Sponsor für H1B-VisumBeratungLogistikMarketing
Basis Technologies entwickelt eine Plattform zur Verwaltung programmatischer digitaler Werbung. Sie vereint Funktionen einer Demand-Side-Plattform, geräteübergreifendes Targeting, Markensicherheit, Betrugsschutz und private Marktplätze und automatisiert zugleich Arbeitsabläufe im Werbebetrieb. Das Unternehmen bietet außerdem Medienstrategie, Kampagnenaktivierung, Beratung, Onboarding und Schulungen der AdTech Academy für Teams, die mit der Plattform arbeiten. Basis Technologies unterstützt Unternehmen dabei, digitale Kampagnen über verschiedene Tools und Prozesse hinweg zu koordinieren, und beschäftigt Fachkräfte in den Bereichen Werbetechnologie und Dienstleistungen.
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Büro- und Verwaltungskoordination — Basis Technologies, Chicago (Hybrid)

Verantworten Sie den täglichen Betrieb am Chicagoer Hauptsitz von Basis Technologies und unterstützen Sie Führungskräfte bei Terminplanung, Reisen und Verwaltungsprojekten. Koordinieren Sie Räumlichkeiten, Dienstleister, Veranstaltungen und Abläufe am Arbeitsplatz in einer hybriden Rolle.

USVereinigte StaatenILIllinois
59.046 $ – 65.000 $ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Verantworten Sie den täglichen Betrieb am Chicagoer Hauptsitz von Basis Technologies.
  • Repräsentieren Sie das Büro gegenüber Mitarbeitenden, Besuchenden, Kunden und Bewerbenden.
  • Sorgen Sie dafür, dass Gemeinschaftsbereiche, Besprechungsräume und Küchen sicher, ordentlich und einsatzbereit sind.
  • Dienen Sie vor Ort als Ansprechperson für Gebäudeinformationen, Anliegen zu Räumlichkeiten, Wartung und Notfallvorsorge.
  • Arbeiten Sie mit der Gebäudeverwaltung und Dienstleistern bei Reparaturen, Material, Lieferungen, Sicherheit und Logistik zusammen.
  • Verwalten Sie Büromaterial, Post und FedEx-Sendungen sowie Dienstleisterunterlagen wie Versicherungsnachweise.
  • Pflegen Sie den Veranstaltungskalender des Büros und koordinieren Sie Besprechungen, Schulungen und Veranstaltungen.
  • Unterstützen Sie die Koordination von Coworking-Vereinbarungen mit Colliers und Upflex sowie den Systemsupport.
  • Empfangen und unterstützen Sie Mitarbeitende, Bewerbende, Kunden und Gäste, die das Büro besuchen.
  • Unterstützen Sie ausgewählte Führungskräfte bei Kalendern, Reisen, Ausgaben und der Projektkoordination.
  • Koordinieren Sie Kalender, Besprechungen, Konferenzräume und Videokonferenzen.
  • Buchen Sie Reisen und bearbeiten Sie Spesenabrechnungen nach Anleitung der zuständigen Executive Assistant.
  • Erstellen Sie Korrespondenz, Dokumente und Präsentationen und unterstützen Sie bei Dateneingabe und Formatierung.
  • Prüfen, leiten und organisieren Sie eingehende E-Mails und Korrespondenz.
  • Vertreten Sie bei Bedarf das Team der Executive Assistants.
  • Unterstützen Sie nach Bedarf Verwaltungs- und Abteilungsprojekte.

Anforderungen

  • Sie bringen 3–5 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung, Gebäudekoordination, im Workplace-Betrieb, in der Hotellerie oder in einer verwandten Unterstützungsfunktion mit.
  • Sie urteilen selbstständig mit Augenmaß und wissen, wann Sie ein Anliegen eigenständig übernehmen oder weiterleiten sollten.
  • Sie haben nachweislich Prozesse oder Systeme proaktiv verbessert.
  • Sie verfügen über Erfahrung im Management von Dienstleisterbeziehungen und in grundlegenden Verhandlungen.
  • Sie kommunizieren sicher mit leitenden Beteiligten und Führungskräften, auch wenn es darum geht, Vorgesetzte zu steuern.
  • Sie arbeiten sehr organisiert und achten auf Details.
  • Sie bewältigen mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld.
  • Sie kommunizieren mündlich und schriftlich klar und professionell.
  • Sie wenden Bürosoftware, Kalender sowie Gebäude- oder Dienstleisterportale sicher an.
  • Sie sind regelmäßig im Büro in Chicago präsent und können leichte körperliche Aufgaben übernehmen.
  • Sie wahren Vertraulichkeit und handeln umsichtig.
  • Erfahrung mit der Verwaltung von Gewerbegebäuden oder mit Gebäudedienstleistern ist von Vorteil.
  • Kenntnisse in Notfallvorsorge, Besucherzugang oder Sicherheits- und Zutrittsverwaltung sind von Vorteil.
  • Erfahrung mit Mitarbeitendenveranstaltungen, Führungskräftemeetings oder Dienstleisterwechseln ist von Vorteil.
  • Erfahrung mit Plattformen für Spesen, Reisen oder Coworking ist von Vorteil.

Zusatzleistungen

  • Flexible Arbeitswoche
  • Arbeitgeberzuschuss zu 401(k)/RRSP
  • Unterstützung für die psychische Gesundheit
  • Bezahlte Sabbaticals
  • Großzügige Elternzeit
  • Flexible Arbeitsmöglichkeiten
  • Wettbewerbsfähige Zusatzleistungen
  • Arbeitgeber mit Chancengleichheit

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