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Oregon Health & Science University Foundation
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51 – 200 Mitarbeitende
BeratungGesundheitswesenLebensmittel und Getränke
Die Oregon Health & Science University Foundation ist eine gemeinnützige Organisation im Gesundheitswesen, die die Oregon Health & Science University durch Philanthropie und gesellschaftliches Engagement unterstützt. Ihre Fördermittel stärken die medizinische Forschung und Ausbildung in Bereichen wie Krebs, Kindergesundheit, Gehirngesundheit und reproduktive Gesundheit. Zugleich trägt die Stiftung dazu bei, den Zugang zu moderner medizinischer Versorgung auszuweiten und die nächste Generation von Fachkräften im Gesundheitswesen auszubilden. Ihre Arbeit verbindet Spenderinnen und Spender sowie Gemeinschaften mit Initiativen, die darauf ausgerichtet sind, die gesundheitlichen Ergebnisse in ganz Oregon zu verbessern.
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Stellen im Unternehmen

Verwaltungskoordination für die HNO-Ausbildung

Koordination von Fellowship- und Medizinstudierendenprogrammen am OHSU, einem öffentlichen akademischen Gesundheitszentrum in Oregon, einschließlich Akkreditierung, Lernendenplänen und Bildungsveranstaltungen.

USVereinigte StaatenOROregon
30 $ – 41 $ / Stunde
HybridVollzeitJuniorMittlere StufeErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Koordination der Prüfung von ACGME-Fellowship-Bewerbungen
  • Organisation von Fellowship-Bewerbungsgesprächen einschließlich Terminplanung, Logistik, Kommunikation mit Bewerbenden und anschließender Rangfolgediskussionen
  • Pflege der Fellowship-Unterlagen und Berichte sowie Sicherstellung der Einhaltung der ACGME-Akkreditierungsanforderungen
  • Organisation des Onboardings, der Zulassung und der Einführung von Fellows
  • Zentrale Ansprechperson für zukünftige, aktuelle und ehemalige Fellows
  • Zusammenarbeit mit Lehrenden, institutionellen Stellen und Verwaltungsteams zur Unterstützung der Fellowship-Programme
  • Koordination von Anfragen von Besuchenden und Freiwilligen sowie Prüfung der Einhaltung der Onboarding-Richtlinien
  • Verwaltung der Rotationspläne für Medizinstudierende und Ansprechperson für Lernende
  • Zusammenarbeit mit der Undergraduate Medical Education des OHSU zur Organisation von Wahlrotationen und Unterstützung der ENT Interest Group
  • Betreuung des Sub-Internship-Programms von Bewerbungen und Kommunikation bis zu Terminplanung, Onboarding und Rotationsplanung
  • Erfassung und Verwaltung von Rückmeldungen und Bewertungen der Medizinstudierenden sowie Weitergabe der Ergebnisse
  • Aktualisierung der Unterlagen, Dokumentationen und Berichte zu den Lernendenprogrammen
  • Organisation von Fortbildungen und Laborschulungen der Abteilung, darunter Kurse zu Atemwegen, Schläfenbein und Nasennebenhöhlenpräparation
  • Koordination von Veranstaltungsanmeldungen, Logistik, Lehrenden, Dienstleistern, Lernmaterialien und Abläufen vor Ort

Anforderungen

  • Vier Jahre allgemeine Büro- oder Sekretariatserfahrung; oder ein Associate-Abschluss oder Zertifikat in Büroberufen oder Bürotechnologie und zwei Jahre allgemeine Büro- oder Sekretariatserfahrung; oder ein Bachelor-Abschluss und zwei Jahre allgemeine Büro- oder Sekretariatserfahrung; oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung
  • Mittlere Kenntnisse in Microsoft Word, Excel, Outlook und PowerPoint
  • Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu schützen und umsichtig zu handeln
  • Ausgeprägte Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen
  • Hervorragender persönlicher und telefonischer Kundenservice
  • Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie Kompetenz in Konfliktlösung und Problemlösung
  • Aktives Zuhören sowie unterstützendes und professionelles Auftreten
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten, Fristen einzuhalten und auf dringende Bedürfnisse von Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten sowie des Systems zu reagieren
  • Fähigkeit, ohne ständige Aufsicht genau zu arbeiten
  • Zuverlässige Anwesenheit und Pünktlichkeit sowie nachweislich erfolgreiche Arbeitsleistung
  • Fähigkeit, die Tätigkeit mit oder ohne angemessene Vorkehrungen auszuführen
  • Verfügbarkeit für gelegentliche Unterstützung im Büro sowie Veranstaltungen am Abend oder am Wochenende
  • Bevorzugt: Erfahrung mit Reiseorganisation und Koordination von Bewerbungsgesprächen
  • Bevorzugt: Erfahrung in der Veranstaltungskoordination
  • Bevorzugt: Vertrautheit mit akademischen Bildungsprogrammen
  • Bevorzugt: Erfahrung in der administrativen Unterstützung mehrerer Führungskräfte, Lehrender oder Mitarbeitender
  • Bevorzugt: Erfahrung in einer stark frequentierten akademischen Klinik mit Telefonanlagen für mehrere Leitungen
  • Bevorzugt: Erfahrung mit EPIC-Terminplanung und Vorlagenverwaltung

Zusatzleistungen

  • Hybrides Arbeitsmodell, überwiegend remote mit gelegentlicher Unterstützung vor Ort
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Möglichkeiten zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung innerhalb eines Krankenhaus- und Klinikverbunds für Oregon und den Südwesten Washingtons
  • Inklusiver Arbeitsplatz mit dem Anspruch, antirassistisch und multikulturell zu sein
  • Angemessene Vorkehrungen sind verfügbar

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