Oregon Health & Science University Foundation est une organisation caritative de santé qui soutient Oregon Health & Science University grâce à la philanthropie et à l’engagement communautaire. Ses financements contribuent à la recherche médicale et à l’enseignement dans des domaines tels que le cancer, la santé des enfants, la santé cérébrale et la santé reproductive, tout en favorisant l’accès à des soins avancés et la formation de la prochaine génération de professionnels de santé. Le travail de la fondation met en relation les donateurs et les communautés avec des initiatives conçues pour améliorer les résultats de santé dans tout l’Oregon.
Coordinateur administratif de la formation en oto-rhino-laryngologie
Coordonne les programmes de fellowship et les programmes destinés aux étudiants en médecine de l’OHSU, le centre universitaire public de santé de l’Oregon, notamment l’accréditation, les horaires des apprenants et les événements pédagogiques.
Description
- Coordonner l’examen des candidatures aux fellowships accrédités par l’ACGME
- Gérer les entretiens pour les fellowships, notamment la planification, la logistique, les échanges avec les candidats et les discussions de classement après les entretiens
- Tenir à jour les dossiers et rapports des fellowships et veiller au respect des exigences d’accréditation de l’ACGME
- Organiser l’intégration, les habilitations et l’orientation des fellows
- Être un interlocuteur clé pour les futurs fellows, les fellows en poste et les anciens fellows
- Collaborer avec les enseignants, les bureaux de l’établissement et les équipes administratives pour soutenir les programmes de fellowship
- Coordonner les demandes de visiteurs et de bénévoles et vérifier le respect des politiques d’intégration
- Gérer les calendriers de stages des étudiants en médecine et être leur interlocuteur
- Collaborer avec le service de formation médicale de premier cycle de l’OHSU pour organiser les stages optionnels et soutenir le groupe d’intérêt en ORL
- Superviser le programme de stage de sous-internat, des candidatures et communications à la planification des horaires, de l’intégration et des rotations
- Recueillir et gérer les commentaires et évaluations des étudiants en médecine, puis en communiquer les résultats
- Tenir à jour les dossiers, la documentation et les rapports des programmes de formation
- Organiser les cours pédagogiques du département et les formations en laboratoire, notamment sur les voies aériennes, l’os temporal et la dissection des sinus
- Coordonner les inscriptions, la logistique, les enseignants, les fournisseurs, le matériel pédagogique et les opérations sur place des événements
Exigences
- Quatre ans d’expérience en secrétariat ou dans un bureau général ; ou un diplôme de niveau bac+2 ou un certificat en bureautique, assorti de deux ans d’expérience en secrétariat ou dans un bureau général ; ou un diplôme de niveau licence assorti de deux ans d’expérience en secrétariat ou dans un bureau général ; ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience
- Maîtrise intermédiaire de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
- Capacité à protéger les informations confidentielles et à faire preuve de discrétion
- Solides aptitudes à nouer des relations
- Excellent sens du service en personne et au téléphone
- Excellentes compétences relationnelles, en résolution des conflits et en résolution de problèmes
- Écoute active et attitude professionnelle et bienveillante
- Excellentes capacités de communication écrite et orale
- Capacité à gérer plusieurs priorités, à respecter les délais et à répondre aux besoins urgents des patients, des médecins et du système
- Capacité à travailler avec précision sans supervision constante
- Assiduité et ponctualité fiables, avec un parcours professionnel satisfaisant
- Capacité à exercer les fonctions avec ou sans aménagement
- Disponibilité pour apporter ponctuellement un soutien sur site et travailler lors d’événements en soirée ou le week-end
- Souhaité : expérience dans l’organisation de voyages et la coordination d’entretiens
- Souhaité : expérience en coordination d’événements
- Souhaité : connaissance des programmes d’enseignement supérieur
- Souhaité : expérience en soutien administratif auprès de plusieurs responsables, enseignants ou membres du personnel
- Souhaité : expérience dans une clinique universitaire à forte activité avec téléphones multilignes
- Souhaité : expérience de la planification des rendez-vous et de la gestion des modèles dans EPIC
Avantages
- Horaires hybrides, principalement à distance, avec un soutien ponctuel sur site
- Horaires flexibles
- Possibilités d’apprentissage et d’évolution au sein d’un système hospitalier et clinique au service de l’Oregon et du sud-ouest de l’État de Washington
- Environnement de travail inclusif, engagé dans la lutte contre le racisme et la promotion du multiculturalisme
- Aménagements raisonnables possibles