Oregon Health & Science University Foundation è un’organizzazione sanitaria benefica che sostiene Oregon Health & Science University attraverso la filantropia e il coinvolgimento della comunità. I suoi finanziamenti promuovono la ricerca medica e l’istruzione in aree come il cancro, la salute dei bambini, la salute cerebrale e la salute riproduttiva, contribuendo inoltre ad ampliare l’accesso a cure avanzate e a preparare la prossima generazione di professionisti sanitari. Il lavoro della fondazione mette in contatto donatori e comunità con iniziative pensate per migliorare gli esiti di salute in tutto l’Oregon.
Coordinatore amministrativo della formazione in otorinolaringoiatria
Coordina i programmi di fellowship e per studenti di medicina di OHSU, il centro accademico pubblico per la salute dell’Oregon, compresi accreditamento, calendari degli studenti ed eventi formativi.
Descrizione
- Coordina la valutazione delle candidature ai programmi di fellowship accreditati da ACGME
- Gestisce i colloqui per le fellowship, inclusi programmazione, logistica, comunicazioni con i candidati e discussioni sulla graduatoria dopo i colloqui
- Mantiene i registri e i report delle fellowship e assicura il rispetto dei requisiti di accreditamento ACGME
- Organizza l’inserimento, l’abilitazione e l’orientamento dei fellow
- È un referente chiave per i candidati, i fellow attuali e gli ex fellow
- Collabora con docenti, uffici istituzionali e team amministrativi per sostenere i programmi di fellowship
- Coordina le richieste di visitatori e volontari e verifica il rispetto delle politiche di inserimento
- Gestisce i calendari delle rotazioni degli studenti di medicina e funge da referente per gli studenti
- Collabora con la Formazione medica di primo ciclo di OHSU per organizzare rotazioni elettive e sostenere il Gruppo di interesse in otorinolaringoiatria
- Supervisiona il Programma di subinternato, dalle candidature e comunicazioni alla programmazione, all’inserimento e alla pianificazione delle rotazioni
- Raccoglie e gestisce commenti e valutazioni degli studenti di medicina e ne condivide i risultati
- Mantiene aggiornati i registri, la documentazione e i report dei programmi per gli studenti
- Organizza corsi formativi dipartimentali e attività di laboratorio, inclusi corsi su vie aeree, osso temporale e dissezione dei seni paranasali
- Coordina iscrizioni, logistica, docenti, fornitori, materiali formativi e attività in presenza degli eventi
Requisiti
- Quattro anni di esperienza in ufficio o in segreteria; oppure un diploma o certificato in attività o tecnologie d’ufficio e due anni di esperienza in ufficio o in segreteria; oppure una laurea triennale e due anni di esperienza in ufficio o in segreteria; oppure una combinazione equivalente di formazione ed esperienza
- Conoscenza intermedia di Microsoft Word, Excel, Outlook e PowerPoint
- Capacità di proteggere informazioni riservate e agire con discrezione
- Ottime capacità di instaurare relazioni
- Eccellente servizio al pubblico di persona e al telefono
- Eccellenti capacità interpersonali, di risoluzione dei conflitti e di problem solving
- Ascolto attivo e comportamento professionale e disponibile
- Ottime capacità di comunicazione scritta e orale
- Capacità di gestire priorità concorrenti, rispettare scadenze e rispondere a esigenze urgenti di pazienti, medici e del sistema
- Capacità di lavorare con precisione senza supervisione costante
- Presenza affidabile e puntualità, con una storia di prestazioni soddisfacenti
- Capacità di svolgere il lavoro con o senza accomodamenti
- Disponibilità a fornire occasionalmente supporto in ufficio e a lavorare durante eventi serali o nel fine settimana
- Preferibile: esperienza nell’organizzazione di viaggi e nel coordinamento di colloqui
- Preferibile: esperienza nel coordinamento di eventi
- Preferibile: familiarità con programmi di formazione accademica
- Preferibile: esperienza nel supporto amministrativo a più responsabili, docenti o dipendenti
- Preferibile: esperienza in una clinica accademica ad alto volume con telefoni multilinea
- Preferibile: esperienza nella programmazione di appuntamenti e nella gestione dei modelli EPIC
Benefit
- Orario ibrido, prevalentemente da remoto con supporto occasionale in ufficio
- Orario flessibile
- Opportunità di apprendimento e crescita in un sistema ospedaliero e clinico al servizio dell’Oregon e del sud-ovest dello Stato di Washington
- Ambiente di lavoro inclusivo, impegnato nella lotta al razzismo e nella valorizzazione del multiculturalismo
- Sono disponibili accomodamenti ragionevoli