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WVU Online ist die Initiative für digitales Lernen der West Virginia University, einer 1867 gegründeten Land-Grant-Universität. Das Angebot umfasst flexible Online-Bildung für Studierende, die ihr Studium mit Beruf, Familie oder anderen Verpflichtungen vereinbaren möchten, sowie Zugang zu Studienprogrammen, akademischen Ressourcen und Unterstützung über ein digitales Format. Als Teil der Bildungsorganisation der West Virginia University richtet sich WVU Online an Studierende, die ihre Ausbildung ortsunabhängig weiterführen möchten.
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Stellen im Unternehmen

Verwaltungsassistenz, Medizinische Abteilung (Hybrid)

Hybride Verwaltungsposition zur Unterstützung der Positive Health Clinic der West Virginia University durch Beschaffung, Lohnabrechnung, Reiseplanung, Patientenkommunikation, Sitzungsplanung und Klinikbetrieb.

USVereinigte StaatenVAVirginiaWVWest VirginiaHybridVollzeitJuniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Verwaltung der Programmbeschaffung, Rechnungsbearbeitung, Kreditkartenabstimmungen und Lohnabrechnungsaktivitäten
  • Administrative Unterstützung der WVU Positive Health Clinic
  • Erstellung, Bearbeitung und Formatierung routinemäßiger und vertraulicher Berichte, Sitzungsprotokolle und Korrespondenz
  • Bearbeitung von Telefonanrufen, Planung von Sitzungen, Pflege von Kalendern und Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben
  • Abstimmung von Kreditkartentransaktionen sowie Bearbeitung von Reiseformularen und zugehörigen Unterlagen
  • Prüfung von Berichten auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Eignung
  • Prüfung und Genehmigung von Anforderungen für Bürobedarf
  • Bestellung, Annahme, Dokumentation und Inventarisierung von Programmbedarf
  • Bearbeitung der Büroverwaltung, einschließlich Miet- und Versorgungszahlungen sowie Verwaltung von Mobiltelefonen der Mitarbeitenden und Telemedizin-iPads
  • Annahme, Sortierung, Nachverfolgung und Verteilung ein- und ausgehender Post und Pakete
  • Erstellung von Briefen, Memoranden, PowerPoint-Präsentationen und Sitzungsunterlagen
  • Zusammenarbeit mit der Informationstechnologie zur Behebung von Problemen mit Computern, gemeinsam genutzten Laufwerken, Fax, Telefon, Kopierer und Telemedizinsystemen
  • Koordination von Sitzungen durch Verwaltung von Teilnehmenden, Tagesordnungen, Protokollen, Veranstaltungsorten und Reisevorbereitungen
  • Kommunikation mit Patienten, Familienangehörigen und Ärzten
  • Vorbereitung von Patientensendungen und Aufnahmeordnern für neue Patienten
  • Weiterleitung von Laborberichten, Anfragen zu Rezeptverlängerungen und anderen Patienteninformationen an die zuständigen Klinikmitarbeitenden
  • Unterstützung bei der Erstellung von Website-Inhalten, Artikeln, Berichten und Fotografien
  • Unterstützung bei Aktivitäten der Food Pantry und bei der Annahme von Lieferungen
  • Logistische Unterstützung für Veranstaltungen zur Aufklärung der Gemeinschaft und für Testveranstaltungen
  • Erledigung weiterer zugewiesener Aufgaben

Anforderungen

  • Ein Bachelorabschluss ist erforderlich
  • Mindestens ein Jahr Erfahrung in der Büroverwaltung oder einer verwandten administrativen Unterstützungsfunktion ist erforderlich
  • Gleichwertige Kombinationen aus einschlägiger Ausbildung und Berufserfahrung können berücksichtigt werden
  • Grundlegende Computerkenntnisse und Vertrautheit mit gängiger Bürosoftware sind von Vorteil
  • Fähigkeit, vertrauliche Informationen bei der Ausübung der Aufgaben zu schützen
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
  • Grundlegende mathematische Kenntnisse sind von Vorteil
  • Erfahrung mit Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel, Access, PowerPoint und Outlook, ist von Vorteil
  • Vertrautheit mit medizinischer Terminologie ist von Vorteil
  • Erfahrung mit Lohnabrechnung ist von Vorteil
  • Alle Qualifikationen müssen bei Beschäftigungsbeginn erfüllt sein
  • Gegebenenfalls ist das Fahren erforderlich, um Karten für finanzielle Soforthilfe oder Transportkarten zu kaufen oder an Veranstaltungen in der Gemeinschaft teilzunehmen

Zusatzleistungen

  • 37,5-Stunden-Woche
  • 13 bezahlte Feiertage
  • 24 Urlaubstage pro Jahr
  • 18 Krankheitstage pro Jahr
  • Krankenversicherung und zusätzliche Leistungen
  • Altersvorsorgeplan nach 401(a) mit Arbeitgeberbeitragsübereinstimmung von 6 %
  • Mögliche Fortführung der Krankenversicherung und anderer Leistungen für Rentner
  • Gesundheits- und Wellnessprogramme

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