WVU Online to inicjatywa Uniwersytetu Wirginii Zachodniej w zakresie nauki online — uczelni publicznej założonej w 1867 roku w ramach programu grantów ziemskich. Oferuje elastyczne kształcenie online studentom, którzy łączą naukę z pracą, obowiązkami rodzinnymi lub innymi zobowiązaniami, zapewniając dostęp do programów studiów, zasobów akademickich i wsparcia dla osób uczących się w formie cyfrowej. Jako część struktury edukacyjnej Uniwersytetu Wirginii Zachodniej, WVU Online służy studentom pragnącym rozwijać swoją edukację zdalnie.
Asystent administracyjny, Katedra Medycyny (praca hybrydowa)
Hybrydowe stanowisko administracyjne wspierające Positive Health Clinic Uniwersytetu Zachodniej Wirginii w zakresie zakupów, naliczania płac, koordynacji podróży, kontaktu z pacjentami, planowania spotkań i funkcjonowania kliniki.
Opis
- Zarządzać zakupami programu, przetwarzaniem faktur, uzgadnianiem transakcji kartami kredytowymi i naliczaniem płac
- Zapewniać wsparcie administracyjne Positive Health Clinic Uniwersytetu Zachodniej Wirginii
- Przygotowywać, redagować i formatować standardowe oraz poufne raporty, protokoły spotkań i korespondencję
- Obsługiwać połączenia telefoniczne, planować spotkania, prowadzić kalendarze i wykonywać ogólne obowiązki administracyjne
- Uzgadniać transakcje kartami kredytowymi oraz przetwarzać formularze podróży służbowych i powiązaną dokumentację
- Sprawdzać kompletność, dokładność i przydatność raportów
- Rozpatrywać i zatwierdzać wnioski o materiały biurowe
- Zamawiać, przyjmować, dokumentować i ewidencjonować materiały programu
- Zajmować się administracją biura, w tym opłatami za wynajem i media oraz zarządzaniem telefonami komórkowymi pracowników i iPadami do telemedycyny
- Przyjmować, sortować, śledzić i rozdzielać przychodzącą oraz wychodzącą pocztę i przesyłki
- Przygotowywać listy, notatki służbowe, prezentacje PowerPoint i materiały na spotkania
- Współpracować z działem informatycznym w celu rozwiązywania problemów dotyczących komputerów, dysków współdzielonych, faksu, telefonów, kserokopiarki i systemów telemedycznych
- Koordynować spotkania, zarządzając listami obecności, porządkiem obrad, protokołami, miejscami spotkań i organizacją podróży
- Kontaktować się z pacjentami, członkami ich rodzin i lekarzami
- Przygotowywać wysyłkę korespondencji do pacjentów oraz foldery przyjęć nowych pacjentów
- Kierować wyniki badań laboratoryjnych, prośby o odnowienie recept i inne informacje o pacjentach do właściwych pracowników kliniki
- Wspierać przygotowywanie treści na stronie internetowej, artykułów, raportów i zdjęć
- Pomagać w działaniach spiżarni żywnościowej i przyjmowaniu dostaw
- Zapewniać pomoc logistyczną podczas wydarzeń edukacyjnych i testów dla społeczności
- Wykonywać inne powierzone obowiązki
Wymagania
- Wymagane jest wykształcenie wyższe co najmniej na poziomie licencjackim
- Wymagany jest co najmniej rok doświadczenia w administracji biurowej lub pokrewnym wsparciu administracyjnym
- Możliwe jest uwzględnienie równoważnych połączeń odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia
- Preferowana jest podstawowa biegłość komputerowa i znajomość standardowego oprogramowania biurowego
- Umiejętność ochrony poufnych informacji podczas wykonywania obowiązków
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Dobre umiejętności organizacyjne
- Preferowane są podstawowe umiejętności matematyczne
- Preferowane jest wcześniejsze doświadczenie w korzystaniu z aplikacji Microsoft Office, w tym Word, Excel, Access, PowerPoint i Outlook
- Preferowana jest znajomość terminologii medycznej
- Preferowane jest wcześniejsze doświadczenie w naliczaniu płac
- Wszystkie wymagania kwalifikacyjne muszą być spełnione przed rozpoczęciem pracy
- Może być konieczne prowadzenie samochodu w celu zakupu kart pomocy finansowej w nagłych sytuacjach lub kart transportowych albo udziału w wydarzeniach społecznościowych
Benefity
- Tydzień pracy wynoszący 37,5 godziny
- 13 płatnych dni świątecznych
- 24 dni płatnego urlopu rocznie
- 18 dni płatnego zwolnienia chorobowego rocznie
- Ubezpieczenie zdrowotne i dodatkowe świadczenia
- Plan emerytalny 401(a) z dopłatą pracodawcy w wysokości 6%
- Możliwość kontynuowania ubezpieczenia zdrowotnego i innych świadczeń dla emerytów
- Programy wellness