Access ist ein Unternehmen für Destinationsmanagement und Eventdesign, das Firmenkunden und institutionelle Kunden in den gesamten Vereinigten Staaten betreut. Das 1969 gegründete Unternehmen konzipiert und realisiert groß angelegte Konferenzen, Incentive-Reiseprogramme, eintägige Veranstaltungen und maßgeschneiderte Unternehmenserlebnisse. Dabei verbindet Access lokale Teams von Küste zu Küste mit strategischer Planung, Beschaffung, Design Thinking und kreativer Produktion. Mit seiner Initiative Access Impact integriert Access außerdem Nachhaltigkeit und gesellschaftliche Wirkung und legt Wert auf sorgfältige Umsetzung sowie langfristige Kundenbeziehungen.
Administrative Fachkraft für Beschaffung und Vertragswesen – Remote in den USA
Unterstützen Sie Lieferantenverträge, Salesforce-Datensätze und die Beschaffungsadministration bei Access, einem auf Firmenerlebnisse und Veranstaltungen spezialisierten Destination-Management-Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen die präzise Datenpflege, eine strukturierte Dokumentation und effiziente Vertragsabläufe.
Beschreibung
- Aktuelle und korrekte Lieferantenkontodaten in Salesforce pflegen
- Vertragsdetails von Kunden aktualisieren, um vollständige und zuverlässige Daten zu gewährleisten
- Die Verwaltung von Lieferantenberichten und die zugehörige Datenpflege unterstützen
- Lieferantendateien aktuell halten, um mögliche Compliance-Lücken zu reduzieren
- Die Leitung des Vertragswesens dabei unterstützen, Vertragsaktivitäten von Kunden zu identifizieren und zu aktualisieren
- Beschaffungs- und Vertragsprozesse durch das Sammeln und Organisieren von Dokumenten unterstützen
- Vollständige Vertragsunterlagen und Dokumentation in Salesforce pflegen
- Zur Verbesserung der Effizienz von Beschaffungsabläufen beitragen
- Die Umsetzung und Einführung von Initiativen der Abteilung unterstützen
- Tägliche administrative Aufgaben erledigen und dabei Prioritäten und Fristen ausbalancieren
- Die Arbeit mithilfe von Zeitblöcken und Aufgabenverfolgung organisieren
- Sich an wechselnde Prioritäten anpassen und neue Aufgaben übernehmen
Anforderungen
- 0–2 Jahre Erfahrung in administrativen, kaufmännischen oder organisatorischen Tätigkeiten
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben und konkurrierende Prioritäten zu bewältigen
- Vorherige Erfahrung mit CRM-Plattformen wie Salesforce ist wünschenswert
- Bereitschaft, sich anzupassen und neue Prozesse und Systeme zu erlernen
- Gesetzliche Berechtigung, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten
- Es muss angegeben werden, ob derzeit oder künftig eine Arbeitserlaubnis-Sponsorship erforderlich ist
Zusatzleistungen
- Jährliche und vierteljährliche Anerkennungsauszeichnungen
- Bezahlter freier Tag für ehrenamtliches Engagement in der lokalen Gemeinschaft
- Jährlicher unternehmensweiter Rückzug
- Jährliche Incentive-Reise für Top-Performer nach Erfüllung der Voraussetzungen; Teilnahme auf bestimmte Abteilungen beschränkt
- Regionale Teamevents und Ausflüge
- Monatliche unternehmensweite Besprechungen
- Vierteljährliche Bonusmöglichkeiten
- Leistungsabhängige vierteljährliche Provisionspläne
- 401(k) mit Arbeitgeberzuschuss für berechtigte Mitarbeitende nach einem Jahr, Zuschuss bis zu 4 % des Gehalts mit sofortiger Unverfallbarkeit
- Monatlicher Zuschuss für Mobilfunkkosten
- Möglichkeiten für flexible Arbeitszeiten
- Großzügiger bezahlter Urlaub
- Bezahlte Krankheitstage
- Neun volle Feiertage
- Fünf halbe freie Tage vor Feiertagen
- Zwei frei wählbare Feiertage
- Halbtägige Freitage im Juli und August bei Erreichen der Ziele
- Breite Auswahl an Krankenversicherungsplänen
- Bezahlter Elternurlaub
- Tierversicherungsprogramm
- Mitarbeiterunterstützungsprogramm (EAP)
- Mentoring-Programm
- Masterclasses mit Branchen- und Abteilungsfokus
- Moderne Technologieplattformen und Tools mit bereitgestellter Schulung
- Jährliche und monatliche Besprechungsinhalte mit Schwerpunkt auf beruflicher Entwicklung