營運專員——合約與業務營運（混合辦公）
在 Observable Space 負責支援合約、供應商、合規及日常業務營運。此混合辦公職位將與領導層及跨職能團隊合作，協助公司拓展營運職能。
說明
- 管理協議從接收到簽署的完整流程，包括審核分流、狀態追蹤，以及與內部和外部利害關係人的跟進。
- 準備、轉換和格式化合約及其他業務文件。
- 集中記錄協議、續約條款、重要日期及相關細節。
- 將協議與已核准的範本和流程進行比對，並上報偏差及非標準條款。
- 維護井然有序的已簽署協議及相關支援記錄存檔庫。
- 制定並完善合約管理流程、範本及核准工作流程。
- 維護營運追蹤表和領導層文件。
- 整理公司文件，並協助改善內部系統中的流程。
- 為營運長和營運副總裁準備資料，追蹤行動事項並確保及時跟進。
- 尋找提升重複性行政和營運活動效率的方法。
- 協調供應商入駐，包括文件、合規及行政步驟。
- 協助辦理公司和供應商的註冊、認證、合規記錄及續期。
- 與營運、財務及其他內部團隊合作。
- 視需要提供營運支援，並隨著業務營運職能的發展承擔更廣泛的職責。
職位要求
- 至少三年企業行政、合約管理、高階主管支援或類似協調職位的工作經驗。
- 熟悉合約或供應商管理。
- 極度重視細節，並始終維持高準確性標準。
- 具備出色的組織能力，能夠及時維護流程、追蹤表和文件。
- 執行可靠，能夠管理多項待處理事項。
- 在模糊情境下具備良好判斷力，知道何時獨立行動以及何時上報。
- 熟練使用 DocuSign、Adobe Acrobat、Google Workspace 和 Microsoft Office。
- 願意並能夠學習新的工具和系統。
- 能夠熟練使用 AI 及其他生產力工具。
- 具備科技公司或新創企業工作經驗。
- 能夠謹慎且值得信賴地處理敏感資訊。
- 能夠每週三天在西洛杉磯辦公室工作。
- 獲准在美國合法工作。
- 現在或未來均能夠在無需簽證贊助的情況下工作。
福利待遇
- 股票選擇權。
- 混合辦公安排，每週部分時間可彈性遠端工作。
- 適用於免加班費員工的無限帶薪休假，包括帶薪假日。
- 提供醫療、牙科和視力保險，雇主負擔員工保費的 100%。
- 可使用目前的硬體和軟體。
- 以使命為導向的公司文化。
- 支持性強且多元化的工作環境。