运营专员——合同与业务运营（混合办公）
在 Observable Space 负责支持合同、供应商、合规及日常业务运营。该混合办公岗位将与领导层及跨职能团队合作，助力公司拓展运营职能。
描述
- 管理协议从接收到签署的全流程，包括审核分发、状态跟踪，以及与内部和外部利益相关者的跟进。
- 准备、转换和格式化合同及其他业务文件。
- 集中记录协议、续约条款、关键日期及相关细节。
- 将协议与已批准的模板和流程进行比对，并上报偏差及非标准条款。
- 维护结构清晰的已签署协议及相关支持记录存档库。
- 制定并完善合同管理流程、模板及审批工作流。
- 维护运营跟踪表和领导层文档。
- 整理公司文档，并协助改进内部系统中的流程。
- 为首席运营官和运营副总裁准备材料，跟踪行动事项并确保及时跟进。
- 寻找提高重复性行政和运营活动效率的方法。
- 协调供应商入驻，包括文件、合规及行政步骤。
- 协助办理公司和供应商的注册、认证、合规记录及续期。
- 与运营、财务及其他内部团队合作。
- 根据需要提供运营支持，并随着业务运营职能的发展承担更广泛的职责。
任职要求
- 至少三年企业行政、合同管理、高管支持或类似协调类岗位的工作经验。
- 熟悉合同或供应商管理。
- 极强的细节关注能力，并始终保持高准确性标准。
- 具备出色的组织能力，能够及时维护流程、跟踪表和文档。
- 执行可靠，能够管理多项待处理事项。
- 在模糊情境下具备良好判断力，知道何时独立行动以及何时上报。
- 熟练使用 DocuSign、Adobe Acrobat、Google Workspace 和 Microsoft Office。
- 愿意并能够学习新的工具和系统。
- 能够熟练使用 AI 及其他生产力工具。
- 有科技公司或初创企业工作经验。
- 能够谨慎且值得信赖地处理敏感信息。
- 能够每周三天在西洛杉矶办公室工作。
- 获准在美国合法工作。
- 现在或未来均能够在无需签证赞助的情况下工作。
福利待遇
- 股票期权。
- 混合办公安排，每周部分时间可灵活远程工作。
- 适用于免加班费员工的无限带薪休假，包括带薪节假日。
- 提供医疗、牙科和视力保险，雇主承担员工保费的 100%。
- 可使用当前的硬件和软件。
- 以使命为导向的公司文化。
- 支持性强且多元化的工作环境。