行政助理（二级）
在 Virtua Health（一家位于新泽西南部的医疗系统）为高级管理人员提供行政支持。 负责日程、办公室运营、预算、报告、发票和机密记录管理。
描述
- 为高级管理人员提供高阶行政和办公室服务。
- 确保办公室运营顺畅，并解决工作流程问题。
- 协调部门活动，并为专项项目提供行政支持。
- 筛选来电和访客，妥善转接，并答复常规咨询。
- 安排预约、会议和研讨会，并维护日历。
- 准备会议纪要、信函、备忘录、演示文稿、报告及专项报告。
- 安排差旅并维护行程表。
- 协助编制部门预算、业务计划及相关规划。
- 编制办公室费用报告并跟进发票。
- 根据需要编制和处理部门薪资。
- 维护部门文件和记录，包括机密及敏感信息。
- 负责或协助培训文书和行政支持人员。
- 根据组织需求变化更新办公室流程。
- 根据需要为其他行政支持人员提供岗位替补。
- 提供一般及高阶秘书支持。
- 协调与内部及外部联系人的日常沟通。
任职要求
- 具备3至5年高管秘书或行政支持经验；招聘信息注明，高中学历者需有5年经验，商科或秘书专业学校学历者需有3年经验。
- 高中学历并具备5年高管秘书或行政支持经验，或商科/秘书专业学校学历并具备3年秘书或行政支持经验。
- 熟练使用 Excel、Word、PowerPoint、Outlook 和互联网。
- 具备良好的口头、书面和倾听沟通能力。
- 具备出色的组织能力，并能在优先事项变化时主动开展工作。
- 了解组织政策和流程，或能够迅速学习并遵循相关规定。
- 有同时支持多位高管的经验者优先考虑。
福利待遇
- 医疗和处方药保险
- 牙科保险
- 视力保险
- 健康及家属护理灵活支出账户
- 403(b)计划；401(k)计划适用集体谈判协议
- 带薪休假
- 依照适用的州和地方法律享有带薪病假
- 短期伤残保险
- 可选长期伤残保险
- 员工及其受抚养人寿险
- 补充人寿及意外身故和伤残保险
- 学费补助
- 员工援助计划，提供免费咨询服务