Lourdes Health System ist eine Gesundheitsorganisation, die Gemeinden im Süden von New Jersey durch Krankenhäuser und Notfallzentren versorgt. Das klinische Leistungsspektrum umfasst Herzmedizin, Onkologie, Neurowissenschaften, Orthopädie, Geburtshilfe und Gynäkologie, Chirurgie, Transplantationsmedizin sowie dringende Behandlungen. Telemedizin und virtuelle Sprechstunden erleichtern den Zugang zu weiteren Angeboten. Neben der Patientenversorgung unterstützt die Organisation die Gesundheit der Gemeinschaft durch mobile Dienste, Gesundheitsbildung, Ernährungsunterstützung und kostenlose Krebsvorsorgeuntersuchungen. Im Mittelpunkt stehen vertrauensvolle Beziehungen zu den Patientinnen und Patienten sowie eine umfassende und einfühlsame Versorgung.
Administrative Assistenz II
Unterstützen Sie die Führungskräfte von Virtua Health, einem Gesundheitssystem im Süden New Jerseys, administrativ. Verwalten Sie Kalender, Büroabläufe, Budgets, Berichte, Rechnungen und vertrauliche Unterlagen.
Beschreibung
- Unterstützen Sie Führungskräfte mit anspruchsvollen administrativen Aufgaben und Büroservices.
- Sorgen Sie für reibungslose Büroabläufe und beheben Sie Probleme in Arbeitsprozessen.
- Koordinieren Sie Abteilungsveranstaltungen und unterstützen Sie Sonderprojekte administrativ.
- Nehmen Sie Anrufe und Besucher in Empfang, leiten Sie sie weiter und beantworten Sie routinemäßige Anfragen.
- Planen Sie Termine, Besprechungen und Konferenzen und pflegen Sie Kalender.
- Erstellen Sie Protokolle, Korrespondenz, Memos, Präsentationen, Berichte und Spezialberichte.
- Organisieren Sie Reisen und pflegen Sie Reisepläne.
- Unterstützen Sie Abteilungsbudgets, Geschäftspläne und die zugehörige Planung.
- Erstellen Sie Spesenabrechnungen für das Büro und verfolgen Sie Rechnungen.
- Erstellen und bearbeiten Sie bei Bedarf die Gehaltsabrechnung der Abteilung.
- Pflegen Sie Abteilungsakten und -unterlagen, einschließlich vertraulicher und sensibler Informationen.
- Leiten Sie Schulungen für Büro- und Verwaltungskräfte oder wirken Sie daran mit.
- Aktualisieren Sie Büroabläufe, wenn sich die Anforderungen der Organisation ändern.
- Übernehmen Sie bei Bedarf die Vertretung anderer Verwaltungsmitarbeitender.
- Leisten Sie allgemeine und anspruchsvolle Sekretariatsunterstützung.
- Koordinieren Sie routinemäßige Kontakte mit internen und externen Ansprechpersonen.
Anforderungen
- Sie verfügen über 3 bis 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder in der Administration; laut Ausschreibung sind fünf Jahre mit Highschool-Abschluss oder drei Jahre mit einer kaufmännischen oder sekretariellen Ausbildung erforderlich.
- Sie haben einen Highschool-Abschluss und fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder in der Administration oder eine kaufmännische/sekretarielle Ausbildung und drei Jahre Erfahrung in der Sekretariats- oder Verwaltungsunterstützung.
- Sie wenden Excel, Word, PowerPoint, Outlook und das Internet sicher an.
- Sie kommunizieren mündlich und schriftlich effektiv und hören aufmerksam zu.
- Sie arbeiten organisiert und vorausschauend und passen sich wechselnden Prioritäten an.
- Sie kennen Organisationsrichtlinien und -verfahren oder können sich schnell einarbeiten und diese befolgen.
- Erfahrung in der gleichzeitigen Unterstützung mehrerer Führungskräfte ist ausdrücklich erwünscht.
Zusatzleistungen
- Kranken- und Arzneimittelversicherung
- Zahnversicherung
- Sehversicherung
- Flexible Ausgabenkonten für Gesundheit und Pflege von Angehörigen
- 403(b)-Plan; 401(k) vorbehaltlich des Tarifvertrags
- Bezahlte Freistellung
- Bezahlte Krankheitszeit gemäß geltendem Landes- und Kommunalrecht
- Kurzzeitige Berufsunfähigkeitsversicherung
- Optionale langfristige Berufsunfähigkeitsversicherung
- Lebensversicherung für Mitarbeitende und Angehörige
- Zusätzliche Lebens- und Unfalltod- und Invaliditätsversicherung (AD&D)
- Unterstützung bei Studiengebühren
- Mitarbeitenden-Unterstützungsprogramm mit kostenlosen Beratungsgesprächen