Lourdes Health System — медицинская организация, обслуживающая население Южного Джерси через больницы и центры неотложной помощи. Ее клинические услуги охватывают кардиологию, онкологию, неврологию, ортопедию, акушерство и гинекологию, хирургию, трансплантологию и неотложную помощь; дополнительный доступ обеспечивают телемедицина и виртуальные визиты. Помимо лечения пациентов, организация укрепляет здоровье местных сообществ с помощью мобильных медицинских услуг, просветительских программ, продовольственной поддержки и бесплатных онкологических обследований. Ее деятельность основана на доверительных отношениях с пациентами и предоставлении комплексной, заботливой медицинской помощи.
Административный ассистент II
Оказывайте административную поддержку руководителям высшего звена в Virtua Health, системе здравоохранения Южного Джерси. Ведите календари, координируйте работу офиса, бюджеты, отчёты, счета и конфиденциальную документацию.
Описание
- Оказывайте руководителям высшего звена расширенную административную и офисную поддержку.
- Обеспечивайте бесперебойную работу офиса и решайте проблемы с рабочими процессами.
- Координируйте мероприятия отдела и оказывайте административную поддержку специальным проектам.
- Отвечайте на звонки и встречайте посетителей, направляйте их по адресу и отвечайте на типовые вопросы.
- Назначайте встречи и конференции, ведите календари.
- Готовьте протоколы, письма, служебные записки, презентации, отчёты и специализированные отчёты.
- Организуйте поездки и ведите маршруты.
- Помогайте составлять бюджеты и бизнес-планы отдела, а также заниматься связанным с ними планированием.
- Готовьте отчёты о расходах офиса и отслеживайте счета.
- При необходимости готовьте и обрабатывайте расчёт заработной платы отдела.
- Ведите файлы и документацию отдела, включая конфиденциальные и чувствительные сведения.
- Руководите обучением или помогайте обучать офисных и административных сотрудников.
- Обновляйте офисные процедуры по мере изменения потребностей организации.
- При необходимости подменяйте других сотрудников административной поддержки.
- Оказывайте общую и расширенную секретарскую поддержку.
- Координируйте регулярное взаимодействие с внутренними и внешними контактами.
Требования
- Иметь 3–5 лет опыта работы исполнительным секретарём или в административной поддержке; в объявлении указано пять лет при наличии аттестата о среднем образовании или три года при окончании бизнес- или секретарской школы.
- Иметь аттестат о среднем образовании и пять лет опыта работы исполнительным секретарём или в административной поддержке либо окончить бизнес- или секретарскую школу и иметь три года опыта секретарской или административной работы.
- Уверенно пользоваться Excel, Word, PowerPoint, Outlook и интернетом.
- Эффективно общаться устно и письменно, а также внимательно слушать.
- Обладать сильными организаторскими навыками и проявлять инициативу при изменении приоритетов.
- Знать организационные правила и процедуры либо уметь быстро их изучать и соблюдать.
- Опыт одновременной поддержки нескольких руководителей будет большим преимуществом.
Преимущества
- Медицинская страховка и страхование рецептурных лекарств
- Стоматологическая страховка
- Страхование зрения
- Гибкие счета расходов на медицинское обслуживание и уход за иждивенцами
- План 403(b); план 401(k) — в соответствии с коллективным договором
- Оплачиваемый отпуск
- Оплачиваемый больничный в соответствии с применимым законодательством штата и местных органов власти
- Страхование на случай краткосрочной нетрудоспособности
- Дополнительное страхование на случай длительной нетрудоспособности
- Страхование жизни для сотрудников и их иждивенцев
- Дополнительное страхование жизни и от несчастных случаев со смертью или увечьем
- Помощь с оплатой обучения
- Программа помощи сотрудникам с бесплатными консультациями